8 bước và 7 mẹo lập kế hoạch dự án hiệu quả

Kết Quả Hình ảnh Cho Quản Lý Dự án

Hãy tưởng tượng, vào sáng sớm thứ hai. Giám đốc điều hành gọi cho bạn vào một cuộc họp để thông qua một vài sáng kiến quan trọng mà giám đốc hy vọng sẽ đạt được trong quý này. Bạn được giao nhiệm vụ cùng nhau lập chiến lược chi tiết về dự án này cùng với nhóm của mình. Giám Đốc mong muốn bạn nộp bản chiến lược này vào cuối tuần, bạn đang phân vân không hề biết nên xuất phát từ đâu.

Hãy bình tâm bạn không cần biết toàn bộ các định nghĩa cơ bản về quản lý dự án để thực thi kế hoạch dự án thành công. Thực hiện theo sáu bước sau để tạo ra một chiến lược đơn giản  dẫn dắt nhóm của bạn một cách tự tin để quản lý dự án.

Kết quả hình ảnh cho quản lý dự án

Lập kế hoạch dự án hiệu quả = Sự định hướng 

Năng lực lập kế hoạch dự ángồm có các loại dự án lớn, nhỏ, đơn giản hay phức tạp, đóng vai trò thiết yếu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nếu không có nhiều công cụ hỗ trợ cho công việc này, người ta thường hay nhận thấy lúng túng, tiến hành một cách “tùy cơ ứng biến”, đi chệch mục đích mong muốn; từ đấy dẫn đến những thành công muộn màng, các kỳ hạn bị chậm trễ  hoặc thất bại hoàn toàn. Sau đây là các bước để hoạch định cho một dự án thành công.

Bước 1: “Should-Be” – Nên là

Đó là phạm vi dự án, nên chịu sự giám sát của các thành viên ban quản trị. Đó là các điều mà bạn thực sự muốn; nó sẽ đem đến ích lợi cho ai, bằng cách thức nào. Phạm vi dự án nên được đưa ra nghiêm ngặt, được sự đồng ý giữa các thành viên ban quản trị  nhóm của bạn. Nếu như bạn không làm tốt việc xác định phạm vi, việc lập kế hoạch dự án của bạn sẽ hầu như là điều không thể thực hiện được.

Bước 2: “As-Is” – Đang là

Đó là thực tế cho tình trạng hiện tại của bạn “Vị trí hiện tại của bạn? Đâu là những yếu tố hỗ trợ, cản trở các nổ lực xác định phạm vi dự án của bạn?”

Bước 3: Mục tiêu

Định rõ, đặt ra các mục tiêu thiết thực nhằm mang đến thành công cho việc nắm rõ ràng phạm vi dự án của bạn. Nếu không có những mục tiêu này, bạn sẽ dễ bị lạc hướng. Mục đích có thể là ngắn hạn, trung hạn,  dài hạn. Việc đạt được các mục tiêu theo ngày (mục tiêu ngắn hạn) sẽ góp một phần giúp bạn hoàn thành các mục đích trung hạn , lâu dài. Hãy xác định mục tiêu theo công thức SMART:
S Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình  nguồn tiềm lực.
M Measurable (Đo lường được): Đo lưởng được bằng các dữ liệu khách quan
A Attainable (Có thể đạt được): những mục tiêu này có thể có được.
R Relevant (Có liên quan): liên quan đến tầm nhìn của bạn.
T Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, nghiêm ngặt về mặt thời gian.

Bước 4: Những bước hành động

Để có được các mục đích đã đề ra, bạn nên cài đặt thứ tự ưu tiên , tiến hành thực hiện những hành động cụ thể. Để đáp ứng các mục tiêu đặt ra, các bước hành động nên bao gồm:

  • Những yêu cầu của hoạt động
  • Ai sẽ làm công việc này
  • Các phương pháp sử dụng
  • Cách các thành phần không giống nhau chia sẻ lại , gắn kết thành một bức tranh hoàn chỉnh.
  • Cách thức trình bày những kết quả đạt được (bản báo cáo, tập tin PowerPoint, v.v)

Bước 5: Khoản chi

Một khía cạnh khác cần được cân nhắc tới khi mà bạn lập chiến lược dự án là việc nắm rõ ràng ngân sách  các chi phí cho bước hành động.
Những chi phi gồm:

  • Con người
  • Vật liệu
  • Thời gian

Bước 6: Thời gian biểu

Những kỳ hạn cần được thiết lập, công bố nhằm giúp mọi người hiểu rõ, đáp ứng những mục đích ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã đặt ra. Hãy thực tế khi lập bảng biểu. Tìm hiểu kỹ hoạt động để xác định khi nào từng giai đoạn nên làm xong. Viết các lịch trình làm Việc này ra để tránh gây hiểu nhầm.

Bước 7: Thực thi

Một phần trọng yếutuy nhiên thường bị bỏ qua, khi thực thi một kế hoạch là việc cam kết các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt được các mục đích đã định. Các đảm bảo về kết quả đạt được cũng nên được thiết lập. Quản lý quá trình thực thi cũng dẫn đến việc chỉnh sửa lại phạm vi kế hoạch  đánh giá lại mục đích.

Bước 8: Theo sát/Đánh giá

Bước then chốt của quá trình hoạch định kế hoạch là lưu giữ chính xác những số liệu, hồ sơ, đo đạt các nguyên nhân dẫn đến những sai lệch của số liệu,  sẵn sàng giải quyết những vấn đề phát sinh. Chú ý vào các sai lầm này để đạt đến mục tiêu đã định.

7 mẹo để tạo một dự án hiệu quả

Mẹo 1: Đặt mục đích rõ ràng cho dự án

Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh , nắm rõ ràng điều bạn mong muốn đạt được với dự án này. Nếu đối tượng mua hàng hoặc bên liên quan ở bên ngoài tham gia vào dự án, các nguồn bên ngoài chắc chắn sẽ giúp xác định mục tiêu của bạn. Các mục đích bao quát mà bạn nên cân nhắc bao gồm:

  • Tránh vượt phạm vi dự án, đồng nghĩa với việc ngăn phạm vi của dự án tăng trưởng.
  • Duy trì ngân sách đã đặt ra.
  • Làm xong mọi khía cạnh của dự án.
  • Cam kết chất lượng công việc.
  • Hoàn thành công việc đúng thời hạn.
  • Bảo mật những tài nguyên thích hợp trước lúc bắt đầu dự án.

Kết quả hình ảnh cho quản lý dự án

Mẹo 2: Đặt trước kỳ vọng

Mọi người phải đồng lòng nhất trí để đảm bảo sự thành công của dự án, kết nối nghiêm ngặt những kỳ vọng của bạn với tư cách là người dẫn đầu dự án, đồng thờiyêu cầu mọi người ăn nói là một bước trọng yếu trong lúc thiết lập bất kỳ một dự án nào. Những hy vọng này phải bao gồm những cách cụ thể để group của bạn có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp những nội dung sau:

  • Danh sách thành quả chuyển giao, ngày đến hạn.
  • Tuyên bố về phạm vi.
  • Xác định vai trò, trách nhiệm.
  • Quy trình Hỏi Đáp.
  • Kế hoạch liên hệbao gồm tần suất bạn dự định liên hệ với những bên liên quan/khách hàng.

Mẹo 3: Phác thảo những rủi ro tiềm ẩn  cách bạn sẽ quản lý nếu diễn ra các rủi ro này

Hãy đối mặt — ngay cả khi mà bạn đã lên kế hoạch cho từng chi tiết nhỏ nhất, tình huống bất ngờ vẫn thực sự có thể xảy ra. Vậy một manager dự án tốt nên làm gì? Tất nhiên là lập chiến lược cho tình huống bất ngờ rồi! Nghiêm ngặt, bạn không thể dự đoán chuẩn xác rủi ro thực sự có thể diễn ra đối với dự án của mình — Mọi thứ từ thời tiết xấu đến bất ổn chính trị hay lỗi kỹ thuật – nhưng bạn vẫn thực sự có thể giảm thiểu tác động tiềm ẩn của những nguy hiểm bằng việc quản lý rủi ro.

Mẹo 4: giảm thiểu số cuộc họp

Một nghiên cứu của Verizon Conferencing cho thấy chỉ 22% các cuộc họp được cho là “cực kỳ hiệu quả” , 44% là “rất hiệu quả“. Việc đó có nghĩa là 34% các cuộc họp chỉ hiệu quả một phần hoặc không hiệu quảcác cuộc họp là một phần thiết yếu trong lúc lập kế hoạch dự án tuy nhiên hãy thực sự cân nhắc coi liệu một cuộc họp có sử dụng tốt nhất thời gian của bạn hay không nếu mail hoặc một số hình thức liên hệ khác — như phần mềm lập kế hoạch dự án cho phép bạn kết nối file, giao nhiệm vụ , trao đổi ý tưởng mà không cần phải gặp mặt — cũng có thể làm được. Dành càng nhiều thời gian cho các cuộc họp đồng nghĩa với việc dành càng ít thời gian cho các thành quả chuyển giao thực tế. hãy suy xét điều này trước thời gian gửi một lời mời họp khác.

Kết quả hình ảnh cho quản lý dự án

Mẹo 5: Lập kế hoạch cho một cuộc họp khởi động hoàn hảo

Trong những cuộc họp thì cuộc họp khởi động sẽ thiết đặt tinh thần chung cho tất cả dự án. Khi lập kế hoạch cho cuộc họp này, hãy đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

  • Mời những người thích hợp  cam kết những nhân vật trọng yếu thực sự có thể tham dự.
  • Tạo một lịch công tác chi tiết cho nội dung cuộc họp. Điều này sẽ giúp mọi người theo kịp vai trò , hiểu được mục đích của cuộc họp.
  • Xác định coi đây có thể là một cuộc họp Trực tuyến hay luôn phải đơn vị trực tiếp. Điều này sẽ khác nhau tùy theo phạm vi của dự án, tùy thuộc vào việc bạn có đang thực hiện công việc với đối tượng mua hàng mới nữa không , ngân sách cho dự án, v.v.. đừng quên rằng những cuộc họp trực tiếp thường khó lập chiến lược hơn —  cũng tốn kém hơn, Đặc biệt nếu ảnh hưởng đến việc di chuyển.
  • Lên lịch lại nếu các nhân vật quan trọng không thể tham dự — cuộc họp sẽ trở thành vô nghĩa nếu họ không có mặt. Bạn thường hay sẽ phải đơn vị một cuộc họp khác để cập nhật hoặc lấy comment họ.
  • Trước khi lập lịch công tác, hãy đảm bảo bạn hiểu được mục đích của cuộc họp , những nội dung người khác nên biết Sau khi tham dự.

Mẹo 6: Lập báo cáo xuyên suốt dự án

Cách độc nhất để biết liệu dự án của bạn có theo đúng tiến độ không là đưa rõ ra những báo cáo nhất quán. Điều này thường hay có thể được thực hiện thông qua chương trình phần mềm quản lý dự án của bạn. Các báo cáo giúp bạn nhận định đạt kết quả tốt sắp xếp tài nguyên, đảm bảo rằng bạn đang theo đúng tiến độ để đạt được các mục tiêu về ngân sách, thời hạn của mình.

Mẹo 7: dùng công cụ phù hợp

Cho dù có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường tuy nhiên không hề toàn bộ đều giống nhau. Hãy quyết định thứ bạn thực sự cần  so sánh các sản phẩm mà bạn quan tâm. Ít nhất, hãy đảm bảo chọn một công cụ cho phép bạn thực hiện những điều sau:

  • Sắp đặt, liên kết những tác vụ để tạo đường thời gian, kế hoạch.
  • Chia sẻ thông tin chuyên sâu giúp thảo luận tiến độ dự án khá hơn.
  • Khẩn trương biết cách sử dụng giao diện.
  • Tùy chỉnh chiến lược của bạn để phù hợp với nhu cầu của group.

Mặc dù việc trở thành một quản lý dự án xuất sắc không phải đơn giản nhưng bạn vẫn thực sự có thể làm được. Bạn chỉ cần các kỹ năng, bí kỹ  công Cụ thích hợp để hoàn thành công việc, cũng như có được thành quả như ước muốn.

Nguồn: Tổng hợp