Không chỉ với Word cần xóa trang trắng mà với Excel, chúng ta cũng có thể gặp trường hợp hiển thị những trang trắng không có nhu cầu sử dụng. Có thể do bạn nhấn nhầm phím mà các trang trắng đó sẽ xuất hiện trên file nhưng không biết. Nếu chúng ta không để ý và xóa trang trắng trên Excel đi, khi in sẽ in toàn bộ tài liệu bao gồm cả những trang trắng đó. Vậy cách xóa trang trắng trên Excel có tương tự như xóa trang trắng trên Word hay không?
Mục lục
Hướng dẫn cách xóa trang trắng trên Excel
Bước 1: Các bạn chọn (bôi đen) toàn bộ dòng của những trang trắng mà mình cần xóa bỏ.
Bước 2: Tiếp đến, bạn nhấn chuột phải rồi chọn Delete hoặc chọn Hide để xóa hoặc là ẩnh những trang trắng không mong muốn trên Excel.
Hình dưới là khi bạn nhấn chọn vào Hide để ẩn những trang trắng.
Bước 3: Kết quả là những trang trắng bạn vừa chọn ở trên sẽ được xóa bỏ khi chọn Delete hoặc là ẩn đi khi bạn chọn vào Hide.
10 thủ thuật excel hữu dụng nhất dành cho dân văn phòng
In 1 vùng tùy chọn trong Excel
Thủ thuật excel cho dân văn phòng khi muốn in 1 phần thông tin trong bảng tính excel bất kỳ sẽ được thực hiện như sau: (các bước hướng dẫn thực hiện trên excel 2010, bạn cũng có thể làm tương tự với các phiên bản excel khác)
Bước 1 – Chọn vùng bạn muốn in: Chọn phần muốn in bằng cách nhấn giữ trái chuột và kéo để bôi đen
Bước 2 – Đặt vùng in: Vào “Page layout” >>> “Print Area” >>> “Set Print Area”
Bước 3 – In vùng đã chọn: Căn chỉnh trước khi in như văn bản bình thường sau đó tiến hành in văn bản
Thủ thuật excel cho dân văn phòng
Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel
Trong trường hợp bạn đang làm việc trên một bảng tính bao gồm rất nhiều dòng và nhiều cột, khi bạn kéo chuột xuống phía dưới hoặc kéo chuột sang một bên thì các hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo khiến cho bạn rất khó để đối chiếu số liệu. Bạn cần cố định hàng hoặc cột tiêu đề lại để tiện theo dõi. Hãy sử dụng công cụ Freeze Panes. Đây là một trong các thủ thuật trong excel rất cơ bản và hữu dụng trong nhiều trường hợp.
Thủ thuật excel cho dân văn phòng
Giao diện công cụ freeze panes
Cách làm như sau:
* Cố định dòng đầu tiên:
- Vào VIEW >>> Freeze Panes >>> Freeze Top Row ngay sau đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng của bảng tính excel
- Kết quả sau khi thực hiện thủ thuật excel này là khi bạn kéo các dòng xuống phía dưới thì dòng tiêu đề bạn muốn vẫn cố định trên màn hình làm việc excel của bạn.
* Cố định cột đầu tiên:
- Tương tự vào VIEW >>>Freeze Panes >>> Freeze First Column Thủ thuật Excel này sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính.
- Kết quả đạt được là bạn kéo bảng tính sang phải bao xa thì cột đầu tiên sẽ vẫn được giữ cố định cho bạn.
* Cố định dòng cột bất kỳ:
- Đặt con chuột ở vị trí là ô đầu tiên sau cột bạn muốn cố định hoặc dưới dòng bạn muốn cố định sau đó làm tương tự các bước như ở trên.
- Sau các thủ thuật excel mà bạn thực hiện các dòng nằm phía trên dòng đặt con trỏ chuột và các cột phía trước cột đặt con trỏ sẽ được cố định.
Ví dụ: Bạn muốn cố định Cột thứ 3 (Cột C), dòng thứ 8 thì các bạn sẽ đặt chuột ở Ô D9.
Tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái
Thủ thuật excel này rất đơn giản và hữu ích, bạn có một bảng dữ liệu dạng số, đối với dữ liệu dạng số, thông thường các thủ thuật excel cơ bản có thể kể đến khi làm việc với bảng này là các hàm như Sum – tính tổng, Min – tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max – tìm ra giá trị lớn nhất hay Average – tính giá trị trung bình….
Thay vì cách dùng các hàm tính toán thống kê đó từng bước để tìm ra kết quả thì ta có thể xem nhanh các giá trị này bằng cách sử dụng thủ thuật excel tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái bằng cách: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn thực hiện các thủ thuật excel, và mở Customize status bar để xem các số liệu ở phía dưới.
Hình minh họa:
Thủ thuật excel cơ bản
Các bạn có thể thêm hay bỏ bớt các tham số ở thanh trạng thái bằng cách nhấn phải chuột ở thanh trạng thái để chọn hoặc bỏ các phép tính trong menu Customize Status Bar.
Đổi cột thành dòng, dòng thành cột
Khi bạn muốn đổi cột thành dòng, dòng thành cột, thay đổi cấu trúc dòng cột trong bảng tính excel hãy thực hiện thủ thuật excel cơ bản sau đây:
- Bôi đen bảng số liệu bạn muốn đổi — Chọn “Copy”— Chọn “Paste Special” trên màn hình sẽ hiện ra giao diện (phía dưới).
- Tiếp tục nhấn chọn “Transpose” và bấm chọn ok.
Thủ thuật trong excel cơ bản
Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn đang làm việc với 1 danh sách họ tên lộn xộn như bảng dưới đây và bạn muốn các họ tên này phải được viết theo kiểu chữ hoa toàn bộ hay chữ hoa chữ cái đầu, …. thì đây là các thủ thuật excel cho dân văn phòng dành cho bạn.
Thủ thuật excel cơ bản
Cột A là cột họ tên ban đầu, có 1 số các thủ thuật trong excel về chuyển đổi chữ hoa chữ thường cho các bạn lựa chọn như sau:
- Viết hoa tất cả các chữ cái: Dùng hàm UPPER
- Viết thường tất cả các chữ cái: Dùng hàm LOWER
- Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Dùng hàm PROPER
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn các file bạn muốn mở sau đó nhấn phím Enter.
Đây là giải pháp khi bạn đang cần mở nhiều file excel một lúc để làm việc, thay vì mở từng file một các bạn có thể mở cùng 1 lúc nhiều file bằng 1 thao tác như trên. Đây là thủ thuật cơ bản trong các thủ thuật trong excel được nhiều nhân viên văn phòng, nhân viên kế toán sử dụng.
In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề
Khi bạn in tài liệu trong bảng excel, chắc chắn những bạn không nắm rõ các thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ thường gặp phải tình huống rất khó chịu đó là khi sang trang, bạn không thể theo dõi số liệu hiệu quả vì bạn không còn theo dõi được tiêu đề nội dung của các ô số liệu (tương tự tình huống ở thủ thuật excel số 1). Ví dụ cho các bạn hình dung:
Thủ thuật excel- trang trước
Thủ thuật excel – Trang sau
Giải pháp cho trường hợp này thủ thuật excel cơ bản bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: “Page layout” => “Page setup” => Chọn tab “Sheet”
Bước 2: Trong cửa sổ tab “sheet” chọn “Row to repeat at top” – nhắc lại dòng trên; sau đó tìm đến bôi đen dòng tiêu đề mà bạn muốn nhắc lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “OK”
Thủ thuật excel
Sau khi thực hiện thủ thuật excel này, văn bản in ra sẽ đều có dòng tiêu đề ở tất cả các trang.
Chuyển đổi qua lại các tab làm việc trên Excel
Trong các thủ thuật excel cho dân văn phòng, có một thủ thuật rất hay được sử dụng nhằm thuận lợi cho người dùng trong trường hợp phải liên tục đổi giữa các sheet để xem số liệu. Đó là tổ hợp phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại giữa các sheet một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.
Điền nhanh dữ liệu giống nhau
Để thực hiện các thủ thuật excel điền nhanh các dữ liệu giống nhau như số thứ tự, chữ cái,… ta thực hiện như sau:
- Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (có thể là định dạng text, số hoặc công thức)
- Sau đó nhấp đúp chuột vào dấu + ở góc dưới của ô được chọn khi rê chuột vào
- Sau đó kéo giữ chuột trái qua các ô mà bạn muốn điền nhanh dữ liệu. Lập tức kết quả trả về sẽ là một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.
Thủ thuật excel cơ bản
Chỉ copy giá trị
Đôi lúc ta cần copy một vùng dữ liệu (có chứa công thức) sang một nơi khác, thường chúng ta sẽ hay dùng lệnh copy/paste. Tuy nhiên cách này có thể làm thay đổi số liệu vì trong các vùng dữ liệu có chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), Ta thực hiện thủ thuật excel cơ bản sau: chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK.
Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần copy nhấn Ctrl C để copy dữ liệu.
Bước 2: Nhấn vào ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn dán dữ liệu sau đó nhấn chuột phải → một menu đơn sẽ xuất hiện, bạn chọn Paste Special → Value rồi nhấn OK.
Kết luận
Nắm rõ các thủ thuật excel cho dân văn phòng, các thủ thuật excel cơ bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian làm việc, báo cáo,…. Để có thể sử dụng thành thạo các thủ thuật trong excel, bạn cần thực hành nhiều lần để ghi nhớ. Cùng theo dõi các bài viết tiếp theo của Blog ATPAcademy để có thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
Tư vấn về các khóa học Content, SEO, Digital Marketing… liên hệ:
SĐT/Zalo: 039.8466.445 (Miss Dung)
Facebook: Thanh Dung
