Những phương pháp tuyệt vời để nâng cao năng lực đội nhóm trong công ty

Kinh Doanh Nhất định Phải Khôn Khéo, 27 Bí Kíp Khởi Nghiệp Giúp Các ông Chủ Nhỏ Kiếm được Nhiều Tiền Ảnh 3.

Quá trình sản xuất đang không ngừng thay đổi theo hướng điều khiển tự động, chuyên môn hóa. Trong bối cảnh đódoanh nghiệp phải đương đầu với thách thức mới là làm thế nào để quản trị hiệu quả các group làm việc.

Nhóm làm việc và cách quản trị hiệu quả

Nhóm thực hiện công việc ngày càng phổ biến

Group làm việc (team) là một nhóm người cùng làm việc với nhau, cùng gánh chịu hậu quả, hướng về một mục tiêu chung. Như vậy, nhóm thực hiện công việc khác với tập thể (group) được khởi tạo để thỏa mãn những nhu cầu xã hội, nhu cầu quan hệ của con người, kể cả các nhóm ích lợi (có cùng mục tiêu lợi ích) hoặc nhóm những người bạn (có dấu hiệu tương đồng).

Nhóm làm việc ngày càng phổ biến vì hình thức này linh hoạt hơn, đáp ứng những thay đổi tốt hơn cơ cấu phòng ban truyền thống. Group khả năng tập hợp, triển khai, tái tập trung, giải thể nhanh hơn.

Nhóm thực hiện công việc còn tạo ra động lực tốt hơn thông qua việc xác nhận kết quả cá nhân riêng rẽ khi công việc đòi hỏi kỹ năng, sự phán đoán  bài học phức tạp.

Hiện nay trên thế giới, nhiều doanh nghiệp đã thành lập một vài dạng thức group làm việc thích hợp hơn với quá trình đổi mới cấu trúc, công nghệ trong sản xuất, buôn bán. Phổ biến đặc biệt là những group sản xuất  nhóm chất lượng.

Group sản xuất (production cells) là group công nhân sản xuất toàn bộ sản phẩm hay các thành phần của sản phẩm, thay thế dây chuyền sản xuất, có thể gồm từ 2 đến 50 nhân viên, mỗi group có đầy đủ máy móc  thiết bị cần có.

Group chất lượng là một group nhỏ nhân viên giám sát năng suất, chất lượng. Tại nhiều công tycác nhóm hóa giải vấn đề này là một phần của quản trị chất lượng toàn diện (TQM).

Mặt khác, còn có những group mục đích đặc biệt (special – purpose teams), được hình thành để giải quyết các sai lầm cụ thể, cải thiện quy trình công việc hoặc chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. những nhóm này thường hay gồm hỗn hợp nhân sự, giám sát viên  nhà quản trị.

Để tăng cường tính tự chủ, tự quản của nhóm thực hiện công việccác doanh nghiệp còn sáng lập nhóm thực hiện công việc tự điều hành (self – directed work teams), gồm nhân sự được phân công hoàn thành một nhóm công việc  nhiệm vụ nào đó. Nhóm có quyền tự quyết cao khi thực hiện việc hoàn thành công việc, tự chịu trách nhiệm lên kế hoạch, điều phối công việc.

Một thách thức thú vị cho dạng group này là sự xảy ra hay tăng trưởng các chỉ đạo group. Khác với vai trò truyền thống của giám sát viên hay nhân sự cấp caochỉ đạo những group này là người tạo môi trường (facilitator) để hỗ trợ nhóm, tương tác với các nhóm  những nhà quản trị khác của tổ chứclãnh đạo group được luân chuyển tại các giai đoạn khác nhau của công việc cần khả năng chuyên môn không giống nhau.

Đã xảy ra hình thức group ảo, trong số đó những thành viên nhóm hiếm khi tương tác trực tiếp, chủ yếu dùng máy tính  mạng để hợp tác với nhau, thực hiện các mục đích chung. Để những nhóm ảo hoạt động đạt kết quả tốtnhân sự cấp cao phải tạo dựng được sự tin cậy giữa các thành viên, quá trình tiến triển của nhóm được giám sát chặt chẽnỗ lực , kết quả của group phải được đưa ra công khai thông qua công ty.

Đầu xuôi đuôi lọt

Trước khi bắt đầu vào khám phá 6 kỹ năng được nhắc tới ở trên, chúng ta hãy cùng làm cho rõ một vài khái niệm, cái sẽ giúp bạn dễ dàng thấu hiểu, áp dụng hơn sau đó.

Vậy theo bạn thì chính xác “quản lý đội ngũ là gì” không? Và quản lý thì khác gì so sánh với lãnh đạo?

Để cho đơn giản hơn chúng ta hãy cuất phát từ trích dẫn của Warren G Bennis rằng “chỉ đạo là người thực hiện công việc đúng; quản lý là người làm đúng việc.” chỉ đạo là người tạo ra tầm quan sát cho tương lai, truyền tải  trợ giúp nhân sự của mình hiểu  Và cam kết theo đuổi tầm quan sát đó. Còn quản lý là người gánh chịu hậu quả đảm bảo cho tầm quan sát đó được làm hiệu quả  thành công.

Đương nhiên, cả 2 vai trò này đều quan trọng để thành đạt mĩ mãn, bạn cần phải hoàn thành cả hai nhiệm vụ. Tuy nhiêntrong phạm vi của bài đăng này chúng ta chỉ chú ý vào một số kỹ năng quản lý cụ thể mà bạn cần phải gánh chịu hậu quả.

Giao việc đạt kết quả tốt cần phải chú trọng như thế nào?

Ưu tiên hàng đầu của bạn khi quản lý đội nhóm chính là giao việc. Mặc dù kỹ năng quản lý của bạn có tốt tới đâu đi chăng nữa thì việc hoạt động một mình cũng chỉ đem lại những thành quả bình thường! Đúng vậy! Bạn không có 3 đầu 6 tay như Na Tra trong Tây Du Ký, cũng không có siêu năng lực làm chủ thời gian để làm mọi việc mình mong muốntuy nhiên với một đội nhóm phía sau, bạn có thể đạt được các thành quả không ngờ tới. đó chính là nguyên nhân vì sao kỹ năng giao việc hiệu quả lại cần quan tâm tới vậy!

Giao việc đạt kết quả tốt xuất phát từ việc đặt đúng người vào đúng chỗ  làm đúng việc. Vì thế, đầu tiên, bạn hãy trình bày rõ rằng cho những thành viên của mình hiểu rõ về nhiệm vụ  mục tiêu của đội nhóm là gì. Cách tốt nhất để làm điều này là đặt ra quy tắc nhóm  từ đấy làm nổi bật mục tiêu của đội nhóm  cách thức hành động.

Điều này không những giúp đội nhóm của bạn có được một bắt đầu tốt đẹp, mà nó còn cực kỳ có ích trong việc đưa bạn, đội nhóm của mình trở lại đúng với hành trình đã định.

Chỉ lúc đó bạn mới có cơ hội để suy nghĩ về những kỹ năng, kinh nghiệm  năng lực cần có cho đội nhómcũng như dùng đúng người vào đúng việc. Để làm được điều đó bạn thực sự có thể tham khảo bài bài viết về mẹo giúp bạn giao đúng việc cho đúng người. Tưởng tượng chuyện gì sẽ diễn ra nếu bạn biết rõ cách để đối phó với các thách thức trong thế giới phẳng, chẳng hạn như quản lý lỗ hổng giữa những kỹ năng của các thành viên trong nhóm?

Tại sao phải tạo động lực cho đội ngũ của bạn?

Tạo động lực là một trong các mảnh ghép không thể không có kỹ năng quản lý đội nhóm!

 trong lúc bạn đang suy nghĩ về câu trả lời cho câu hỏi trên, hãy tham khảo bài viết về Thuyết X , Thuyết Y. Nghe lạ đúng không? Tuy lạ lẫm một tí nhưng hai thuyết này sẽ giúp bạn phân biệt hai phạm trù tiếp xúc cực kỳ khác biệt về việc tạo động lực, điều phụ thuộc vào những giả định căn bản về lý do tại sao mọi người lại làm việc cho người dùng. Nếu như bạn tin rằng nhân viên của mình “lười như hủi”, thì bạn đang tin vào Thuyết X. Còn nếu như bạn tin rằng nhân sự của mình luôn vui vẻ  sẵn sàng làm việc hết mình, thì bạn đang có xu hướng theo Thuyết Y. Cho tới khi mà bạn hiểu rõ ràng đủ đầy về 2 thuyết này, bạn sẽ có được một sự thành công không phải nhẹ tại việc tạo động lực cho đội nhóm của mình.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ khám phá ra một số cách tiếp cận cốt lõi rất hữu dụng trong việc tạo động lực qua các nội dung bài viết về Thuyết động lực tự sinh của Herzberg  Thuyết tạo động lực cho nhân sự của McClelland cũng giống như Thuyết 3 yếu tố của Sirota.

Suy cho cùng, bạn có thể áp dụng bất cứ cách tiếp cận nào mình muốntuy nhiên hãy luôn nhắc nhở tại tâm trí mình rằng mỗi thành viên trong đội ngũ sẽ có những nhu cầu  nguồn động lực không giống nhau. Một vài cá nhân sinh ra đã tràn đầy khí thế, chiến đấu luôn luôn nghỉ. Trong khi lại có những người cần phải có “đòn roi” mới đánh thức được. Trong trường hợp bạn muốn tìm ra cách để quản lý đội nhóm có nhân sự sai biệt như vậy, hãy tìm nó trong bài viết về Thuyết động lực Pygmalion.

Sẽ như thế nào nếu bạn không phát triển đội ngũ của mình?

Bạn cũng biết đội nhóm được tạo nên bởi các cá nhân đơn lẻ, các người có khả năng, các cái nhìn khác biệtcũng như đang ở những giai đoạn khác nhau tại sự nghiệp. Bạn sẽ thấy hai loại đối tượng nhân sự chủ yếu trong quá trình quản lý đội nhóm như sau:

  • Một group thường xuyên nhận thấy quá sức về các nhiệm vụ bạn sắp xếp cho họ,  họ luôn cần hỗ trợ.
  • Group còn lại là các thành viên “cứng cựa” sẵn sàng kiếm tìm, kiểm soát các thời cơ giúp họ mở rộng  phát triển những kỹ năng của bản thân.

Nhưng suy cho cùng, điều bạn cần làm với cương vị là một nhà quản lý là tăng trưởng tất cả nhân viên của mình, đúng chứ?

Kỹ năng này sẽ xác định thành công lâu dài của bạn ở vị trí quản lý đội ngũ. Nói cách khácnếu như bạn mong muốn làm ra thành quả cống hiến đáng kể cho công tybạn cần có nhiều nhân sự sẵn sàng lăn xả, tranh đấu tới kết quả cuối cùng. Làm sao để đạt được những thành viên như thế? lời giải thích chính là hãy giúp các thành viên trong đội ngũ của bạn tăng trưởng hết tiềm năng của họ.

Thật tuyệt khi có một đội ngũ vô địch sẵn sàng chinh phục mọi mục tiêu thách thức để đem lại thành quả vượt trội cho đơn vị đúng không?

Bạn có biết, một tại các cách thức cực kỳ hiệu quả để phát triển nhân sự của mình là đảm bảo rằng bạn thường xuyên đưa rõ ra phản hồi cho họ? Bạn có nhớ lần gần đây nhất bạn đưa ra góp ý cho người làm công của mình là khi nào không? Và đấy là phản hồi tích cực hay tiêu cực? Dẫu biết rằng hầu như chúng ta đều rất ngại tại việc đưa rõ ra góp ýđặc biệt là những phản hồi mang tính tiêu cực. Tuy vậynếu bạn đưa, nhận phản hồi thường xuyên, thì điều tất yếu là hiệu năng của toàn bộ các thành viên trong group đều thay đổi cho tốt hơn. Như vậy không phải bạn đang có được mục tiêu tăng trưởng nhân sự của mình như đã nói ở trên hay sao?

Còn nữa, bạn sẽ hiểu được cách phát triển từng cá nhân tại đội ngũ giúp họ phát huy hết năng lực của mình qua bài đăng kiểm soát nhu cầu phát triển.

Thử tưởng tượng sẽ thế nào nếu như bạn phải liên tục thu nhận các thành viên mới tinh vào nhóm? Bạn sẽ làm gì? Đừng lo, bạn thực sự có thể làm khá nhiều điều hữu ích để giúp người khác tăng trưởng qua bài viết Chu kỳ sống của một đội nhóm.

Tại sao cần giao tiếp  làm việc với đội nhóm?

Bạn biết rằng kỹ năng ăn nói là thành tố cực kỳ trọng yếu cho sự thành đạt tại hầu hết mọi nhiệm vụthêm vào đấy là các kỹ năng, kỹ thuật đặc biệt mà bạn sẽ sử dụng nhiều hơn khi ở cương vị là một nhà quản lý. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai phạm trù trong ăn nói đấy là: ăn nói với các thành viên trong đội ngũ  giao tiếp với những người xung quanh bên ngoài đội ngũ của bạn. Cùng bắt đầu nhé!

Ăn nói với những thành viên trong đội ngũ như thế nào?

Bạn có nhớ những buổi họp diễn ra hàng giờ mà không có kết quả? Là một người quản lý đã bao giờ bạn hỏi vì sao lại như vậy chưa? vì sao vẫn xảy ra những cuộc họp dàn trải, đi vào lối mòn  không tìm ra giải pháp? Bạn có nhận thấy mình cần bổ sung kỹ năng công ty , điều hành cuộc họp hiệu quả?

Để đơn vị một buổi họp đạt kết quả tốt bạn phải cần giúp cho các thành viên trong đội nhóm có cơ hội được động não. Điều đó sẽ giúp họ nảy ra những ý tưởng sáng tạo hơn. Ngoài ra, một kỹ năng không kém điều quan trọng khác giúp bạn kiểm soát được cuộc họp hiệu quả đấy chính là Lắng nghe tích cực. Đừng vội đưa ra quyết định. Hãy lắng nghe comment, ý tưởng từ những thành viên tại đội nhóm. Từ đấy phát hiện các sai lầm, tránh hiểu nhầm hay thậm chí xung đột xảy ra. Có như vậy bạn mới tăng trưởng được niềm tin  gắn kết giữa các thành viên tại đội nhóm với nhau. Điều cực kỳ quan trọng tới sự thành công cho đơn vị.

Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu như đội nhóm của bạn gắn kết , đặt niềm tin lẫn nhau cùng tăng trưởng hay sao?

Ăn nói với người bên ngoài đội ngũ của bạn ra sao?

Sếp của bạn là người mấu chốt bạn cần giao tiếp. Hãy tập trung thời gian để hoàn toàn thấu hiểu điều mà sếp mong chờ từ đội ngũ của bạn – nếu bạn biết chính xác cô ấy cần gì, , cô ấy muốn điều đó được thực hiện như thế nào, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến tốt hơn đó.

Đừng ngại ngần, hãy nhờ sếp huấn luyện , hướng dẫn bạn: bạn có thể học được rất nhiều điều đáng giá từ ông ấy. Tuy vậy, bạn cũng biết đó, sếp sẽ không chủ động đề nghị nếu bạn không đòi hỏi đâu. Hãy lưu ý điều đó, nếu như bạn muốn nhận được lời khuyên của sếp, trước đây hãy đảm bảo bạn suy xét thật kỹ càng. Sau đấygiới thiệu chủ đề bạn hướng tới một cách ngắn gọn,  tiếp tới là chỉ cho ông ấy chỗ mà bạn phải cần trợ giúp.

Là một người quản lý, một phần hoạt động của bạn là chăm sóc cũng như bảo vệ đội nhóm của mình khỏi các áp lực vô đinh. Hãy tập luyện kỹ năng quyết đoán, kỹ năng đàm phán win-win. Trao đổi với các bên ảnh hưởng để tìm hiểu nhu cầu cũng như ước muốn của họ đối với đội ngũ của bạn.

Quản lý bằng kỷ luật – con dao hai lưỡi! Hãy cẩn thận!

Những vi phạm về luật lệ cũng như chính sách công ty đơn giản nắm rõ ràng , khắc phục. Nhưng còn những tình huống khác thì sao? Một mặt bạn không mong muốn bị xem là một người quản lý nhỏ nhen. Mặt khác, bạn không thể nhắm mắt cho qua.

Bạn có thể dùng quy tắc ngón tay cái để quyết định coi khi nào nên hành động. nếu có bất cứ lời giải thích nào là “có”, thì đấy là lúc bạn cần sắp xếp thời gian để trò chuyện riêng với thành viên đấy.

  1. Vấn đề đấy có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nhân viên giao cho đối tượng mua hàng không?
  2. Vấn đề đấy có tác động xấu đến sự gắn kết của đội nhóm không?
  3. Liệu vấn đề đấy có làm suy yếu ích lợi của các cá nhân khác tại đội ngũ không?

khi bạn đang đối mặt với một vấn đề kỷ luật, hãy dành thời gian để thu thập nội dung về tình hình, tiếp đấy quyết định mình sẽ làm gì, , cuối cùng là hành động. tuy vậy, một khi đã động đến vấn đề kỷ luật, bạn hãy xem chừng sự oán giận nảy sinh giữa những thành viên tại nhómđó có thể châm ngòi cho sự tan rã cho đội ngũ của bạn.

Những cạm bẫy cần tránh

Thực tế, có hàng tá sai lầm mà những người quản lý hay mắc phải. Hãy tưởng tượng xem sẽ thế nào nếu bạn thực sự có thể tránh mắc phải chúng? Hãy cùng coi đó là gì nhé!

  • Bạn không thể một tay che cả bầu trời dựa vào kiến thức , kỹ năng kỹ thuật của mình khi đã là quản lý. Thay vì vậy hãy chú ý vào phát triển các kỹ năng về quản lý con người – điều đó sẽ giúp ích cho bạn hơn rất nhiều lần so sánh với những kỹ năng về kỹ thuật.
  • Không thường xuyên trao đổi  tham khảo comment của sếp, đây thực sự là một sai lầm vô cùng lớn khi bạn cố chứng tỏ rằng mình có thể giải quyết Mọi thứ.
  • tiếp cận với sếp của bạn mà không nghĩ kỹ về vấn đề, cũng không coi xét về cách vấn đề đấy sẽ được hóa giải ra sao.
  • Làm phật lòng sếp của bạn, hoặc đem lại cho cô ấy một bất ngờ chẳng phải dễ chịu. tại hoàn cảnh này hãy tuân theo quy tắc “No Surprises”.
  • Làm các điều không đúng khiến sếp của bạn phải liên tục ra mặt bảo vệ. điều đó thực sự có thể khiến sếp của bạn “mất mặt” với những cộng sự , cấp trên của mình, cũng giống như cho thấy rằng anh ta không làm chủ được đội nhóm của mình. điều này thật không tốt chút nào. Đúng chứ?
  • Không nói chuyện với khách hàng đề thấu hiểu ước muốn của họ với bạn , đội ngũ.
  • sử dụng thẩm quyền của bạn vượt ngoài ích lợi của đội ngũ. Đừng lạm quyền!

những lỗi trên đều rất nhỏ, tuy nhiên đơn giản mắc nếu bạn hành động tại sự vội vàng, thiếu bình tĩnh  cẩn trọng.

Tới đây, bạn đã phần nào cảm thấy các kỹ năng quản lý đội nhóm trọng yếu để thành ra một người quản lý đội nhóm xuất chúng. Từ đó nâng cao hiệu suất thực hiện công việc , tạo ra thành tựu to lớn cho tổ chức của mình.

Nguồn: Tổng hợp