Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ bắt buộc từ ngày 1/11/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử. Riêng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn 100% hoàn thành việc triển khai Hóa đơn điện tử trên địa bàn trong năm 2019.
Để việc sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả và kịp thời theo quy định. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và an toàn nhất. Để giúp bạn, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và phân tích 10 phần mềm hóa đơn điện tử đang được phần lớn doanh nghiệp lựa chọn.
Mục lục
Phần mềm in hoá đơn điện tử là gì?
Phần mềm in hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các giao dịch có hoá đơn, cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, thực hiện phát hành hoá đơn và xử lý các thủ tục liên quan đến hoá đơn trên hệ thống điện tử.
Theo nghị định chính phủ 119/2018/NĐ-CP yêu cầu các doanh nghiệp từ ngày 1/11/2018 phải sử dụng hoá đơn điện tử thay vì hoá đơn giấy. Từ khi có thông báo này, rất nhiều doanh nghiệp đã nghiêm túc chấp hành, các doanh nghiệp đang sử dụng giấy buộc phải chuyển sang phát hành hóa đơn điện tử.
Chính vì hoá đơn điện tử ngày càng lên ngôi, nhiều công ty đã phát triển và cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên không phải phần mềm hoá đơn điện tử nào cũng đảm bảo được tính chính xác, an toàn, và chất lượng. Nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, bài viết sau đây sẽ bật mí top 10 phần mềm hoá đơn điện tử uy tín và an toàn nhất hiện nay.
Vì sao các doanh nghiệp cần phải lựa chọn sử dụng phần mềm in hoá đơn điện tử
Cải thiện các vấn đề về chi phí và thời gian so với hoá đơn giấy
Sử dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi sử dụng hoá đơn giấy về mặt chi phí in hoá đơn, mực in, tiền vận chuyển hoá đơn cho khách hàng, mua thiết bị lưu trữ hoá đơn,…
Bên cạnh đó, phần mềm in hoá đơn điện tử còn có thể giúp giảm nhiều thời gian đáng kể cho doanh nghiệp. Nếu sử dụng hoá đơn giấy, bạn phải mất thời gian viết thông tin cho từng hóa đơn, mất 3-5 ngày để vận chuyển hoá đơn cho khách hàng. Thì nay với việc sử dụng hoá đơn điện tử, bạn chỉ nhập vài thông tin cơ bản của người mua và nhấn gửi thì lập tức khách hàng sẽ nhận được thông báo phát hành hoá đơn điện tử từ doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi không phải lục tìm một hoá đơn nào đó trong một đống giấy nữa, mà là sẽ tìm trực tiếp ngay trên hệ thống, với một vài thao tác nó sẽ cho ra hoá đơn cần tìm chỉ trong vài giây.
Giảm các thao tác thủ tục hành chính thuế
Thực hiện thủ tục hành chính thuế thông qua phần mềm điện tử:
Khi sử dụng hoá đơn điện tử, bộ phận phụ trách hành chính của doanh nghiệp không phải mất thời gian chuẩn bị giấy tờ cho báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử cho cục Thuế. Vì đơn giản khi đăng ký sử dụng hoá đơn online, bạn đã có mã của cơ quan thuế, thì các thông tin liên quan đến hoá đơn đã được gửi và cập nhật đầy đủ trên hệ thống của các cụ thuế quản lý.
Giảm thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn:
Vì hệ thống phần mềm đã tự động xác định số lượng hoá đơn điện tử sử dụng, nên doanh nghiệp không cần thiết gửi hồ sơ đăng ký sử dụng mẫu hoá đơn điện tử hay lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử cho cục Thuế.
Hoá đơn điện tử nâng cao sự an toàn và bảo mật
Ưu điểm lớn nhất của hoá đơn điện tử so với hoá đơn giấy chính là hóa đơn điện tử không thể bị làm giả, vì các hoá đơn điện tử luôn có mã xác thực của cơ quan thuế, đảm bảo an toàn và bảo mật cho người sử dụng và người nhận. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm để phát hành hoá đơn điện tử, bạn vẫn có thể sửa tên lại tên người mua, mã số thuế, địa chỉ, đơn hàng trong trường hợp viết sai.
Dễ dàng kiểm soát và quản lý hoá đơn
Hoá đơn đóng vai trò rất quan trọng, vì nó liên quan đến khai báo thuế, chính vì vậy nếu lỡ làm mất hoá đơn sẽ gây ảnh hưởng không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Theo như thông tư 176/2016/TT-BTC, nếu doanh nghiệp làm mất hoá đơn thì sẽ bị phạt đến 8 triệu đồng. Tuy nhiên với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát các hoá đơn đã lưu, đơn giản hoá quá trình xử lý và quản lý hoá đơn, đồng thời có thể kê khai thuế nhanh chóng hơn.
Top 10 phần mềm hoá đơn điện tử
Phần mềm hoá đơn điện tử tại Mona Media
Mona Media là một trong những công ty hàng đầu trong việc cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử chính xác và an toàn nhất hiện nay. Với việc sở hữu một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, cách làm việc chuyên nghiệp, cùng với thái độ luôn luôn lắng nghe và làm hài lòng khách hàng, Mona Media đã không ngừng cho ra những sản phẩm phần mềm hoá đơn chất lượng. Chính vì điều này, phần mềm hoá đơn điện tử của Mona Media đã được tin dùng hơn 300 doanh nghiệp lớn và nhỏ.
Phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice
Meinvoice là phần mềm hoá đơn điện tử của MISA, được đánh giá cao bởi các cơ quan lãnh đạo như Tổng Cục Thuế, Bộ Tài Chính,… và được sử dụng đông đảo bởi các doanh nghiệp lớn trong nước. Ưu điểm lớn của phần mềm Meinvoice chính là có thể kết hợp với nhiều công cụ khác như kế toán, bán hàng, quản trị,… nhằm để tạo điều kiện cho việc lập hoá đơn điện tử từ nhiều 2 hệ thống. Ngoài ra phần mềm hoá đơn Meinvoice còn cho phép khách hàng còn có thể lập, và tra cứu hoá đơn trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,…
Phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice
E-invoice là phần mềm hoá đơn điện tử phát triển bởi công ty TNHH Thái Sơn. E-Invoice cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng hỗ trợ cho việc lập và phát hành hoá đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, và hỗ trợ cho nhiều mẫu hóa đơn như 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ,… theo đúng quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó doanh nghiệp có quyền yêu cầu về việc thiết kế mẫu mã hoá đơn, sử dụng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp như thế nào, giúp tạo điểm nhấn cho thương hiệu của doanh nghiệp.
Phần mềm hoá đơn điện tử CyberBill
CyberBill là giải pháp phần mềm hoá đơn điện tử toàn diện được Tổng cục Thuế chứng nhận và khuyến khích doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm Cyberbill sở hữu nhiều đặc điểm ưu việt như có thể sử dụng online trên website, dễ dàng sử dụng và phát hành hoá đơn, tích hợp với phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, cho phép ký bằng chữ ký số, có tính bảo mật và an toàn cao.
Phần mềm hoá đơn điện tử S-invoice
S-invoice là phần mềm hoá đơn điện tử được cung cấp bởi tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin Viettel. Điểm đặc biệt của S-invoice chính là có thể phát hành số lượng lớn hoá đơn chỉ trong 1 ngày, sử dụng hệ thống bảo mật nhiều lớp, khả năng quản lý và lưu trữ hoá đơn cao. Ngoài ra S-invoice có thể đáp ứng đa dạng mô hình doanh nghiệp khi có thể mở rộng ra nhiều loại hoá đơn đặc thù, đồng thời còn tích hợp với nhiều phần mềm khác, đảm bảo công tác lập và quản lý hoá đơn tiện lợi hơn.
Phần mềm hoá đơn điện tử BKAV
BKAV eHoadon là phần mềm hoá đơn điện tử được phát triển bởi tập đoàn công nghệ BKAV, được đánh giá là phần mềm hoá đơn điện tử dễ sử dụng nhất hiện nay. Chỉ cần đăng nhập vào website ehoadon.vn, nhập thông tin và đơn mua của khách hàng, nhấn phát hành là hoá đơn sẽ được lập ra ngay, sau đó hoá đơn sẽ được gửi tự động đến khách hàng qua email hoặc số điện thoại, và khách hàng có thể xem hoá đơn dưới nhiều dạng thiết bị. Phần mềm hoá đơn điện tử BKAV là phần mềm có bảo mật cao và đa chức năng, được sử dụng rộng rãi bởi hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp trong nước.
Phần mềm hoá đơn điện tử VNPT
VNPT E-invoice là phần mềm hoá đơn điện tử thuộc tổng công ty dịch vụ viễn thông VNPT Vinaphone. Đây được đánh giá là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử đáng tin cậy nhất. Đặc điểm của phần mềm VNPT E-invoice chính là: chủ động khởi tạo, dễ dàng tra cứu, tiết kiệm chi phí, an toàn thanh toán. Ngoài ra VNPT cam kết cho phép lưu trữ dữ liệu lên đến 10 năm trên hệ thống thiết bị và đường truyền bảo mật của VNPT.
Phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice
EasyInvoice là một sản phẩm của công ty công nghệ Softdreams. Phần mềm Easyinvoice cam kết đáp ứng đúng tiêu chuẩn và nghiệp vụ hoá đơn theo nghị định của Chính phủ. Đảm bảo thực hiện đầy đủ các tình huống phát hành hoá đơn như hoá đơn giấy, hỗ trợ quản lý doanh thu, hạch toán, báo cáo, và kê khai thuế chính xác. Đồng thời phần mềm còn cho phép lưu trữ hoá đơn trong 10 năm với sự bảo mật và an toàn tuyệt đối.
Phần mềm hoá đơn điện tử FPT
FPT.Einvoice là giải pháp hóa đơn điện tử từ công ty TNHH hệ thống thông tin FPT. Với kinh nghiệm đã từng triển khai hệ thống xác thực điện tử cho Tổng Cục Thuế từ 2015, FPT hân hạnh được đồng hành cùng các doanh nghiệp bằng phần mềm hoá đơn điện tử. FPT.Einvoice. Phần mềm hoá đơn của FPT sẽ cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ hoá đơn và lưu trữ hoá đơn trên nền tảng đám mây onCloud hoặc nền tảng CNTT. Phần mềm hoá đơn điện tử FPT được xây dựng và thực hiện đúng quy chuẩn quy định của cơ quan Thuế, hỗ trợ thao tác lập và phát hoá đơn nhanh chóng, công tác hạch kế toán, tiết kiệm chi phí,…
Phần mềm hoá đơn điện tử EFY Ihoadon
Phần mềm hoá đơn điện tử EFY Ihoadon được đánh giá là một trong những chuyên gia về cung cấp hoá đơn điện tử khi đã đồng hành cùng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn ở Việt Nam. Bên cạnh những tính năng cơ bản của phần mềm điện tử như quản lý hoá đơn, lập báo cáo, hạch toán chi tiết, lập và phát hành hoá đơn, tích hợp nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp thì phần EFY Ihoadon còn cung cấp giải pháp bảo mật tối ưu chống hoá đơn giả và hỗ trợ thiết kế mẫu hoá đơn miễn phí.
5 Tiêu chí “vàng” lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải có tính hợp pháp
Hóa đơn điện tử đó phải hợp pháp. Tức là phần mềm hóa đơn điện tử đó phải được thiết lập và xây dựng theo đúng quy chuẩn và nội quy của nhà nước về hóa đơn điện tử về cả nội dung, hình thức sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”. Căn cứ theo quy định trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các yêu cầu sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo đáp ứng đủ lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại
Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN.
Thêm vào đó, DN sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…
Doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử, phải đảm bảo phần mềm đó đáp ứng tốt nhất các lợi ích:
- Tiết kiệm được thời gian
- Cắt giảm chi phí so với Hóa đơn giấy
- An toàn, bảo mật, chống làm giả
- Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế
- DN không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn …..
Chi phí phần mềm hóa đơn điện tử hợp lý
Khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, lý do nhiều Doanh nghiệp chuyển đổi do yêu cầu bắt buộc chuyển đổi của Chính phủ, nhiều Doanh nghiệp chủ động sử dụng vì lợi ích Hóa đơn điện tử đem lại. Nhưng hơn hết, khi sử dụng Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp luôn mong muốn chi phí chi trả cho việc sử dụng Hóa đơn điện tử phải nhỏ hơn chi phí Hóa đơn giấy trước kia.
Nếu chi phí Doanh nghiệp sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử hàng tháng nhỏ hơn hẳn số tiền mà trước đó Doanh nghiệp phải chi trả cho việc mua, in ấn hóa đơn, nhân viên để xử lý, Thiết bị làm việc, thời gian,… thì Phần mềm Hóa đơn điện tử đó đáng được đầu tư chuyển đổi.
Thật là tệ! khi bạn bỏ tiền ra mua một sản phẩm với giá cao ngất ngưởng mà nhận lại được một sản phẩm có chất lượng kém hiệu quả. Vì vậy, bạn hãy đặt ra tiêu chí rõ ràng và cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi chọn một nhà cung ứng cho mình.
Chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo
Phần mềm có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào chất lượng. Cụ thể là sự ổn định khi chạy, lỗi phần mềm, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải đảm bảo ổn định không có sai sót, trục trặc gì. Bởi nếu Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chất lượng không tốt có thể thời gian, chi phí tăng lên hơn so với Hóa đơn giấy, quan trọng là khách hàng sẽ không hài lòng về Doanh nghiệp.
Khi lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp xem rõ thời gian bảo hành và hỗ trợ phần mềm từ phía đơn vị cung cấp.
Phần mềm hóa đơn điện tử phải an toàn, bảo mật
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế.
Phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phải ứng dụng công nghệ an toàn, bảo mật. Phải đảm bảo Hóa đơn của Doanh nghiệp không bị rò rỉ bất cứ thông tin nào từ nội bộ công ty ra ngoài.
Tổng kết
Bài viết trên đã giới thiệu đến các bạn về top 10 phần mềm hoá đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng nhất hiện nay, hy vọng nó đã giúp bạn lựa chọn được một nhà cung cấp, một phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp nhất.
Tư vấn về các khóa học Content, SEO, Digital Marketing… liên hệ:
SĐT/Zalo: 039.8466.445 (Miss Dung)
Facebook: Thanh Dung
