Hướng dẫn các bước quản lý kho vật tư bằng Excel mới nhất 2020

Kho hàng là module cho phép công ty thực hiện chuyên môn xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại tất cả lịch sử xuất nhập kho của công ty. Đây chính là hoạt động khó khăn nhất đối với bất cứ chủ bán hàng nào.

Quản lý kho vật tư bằng excel là cách thực hiện các bước quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,… Mỗi thao tác quản lý đều đem lại kết quả tốt và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời nhận biết số lượng hàng hóa mà shop đang thiếu nếu như làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.

Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm duyệt bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của shop bằng file excel.

Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn sẽ tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng dễ dàng trên excel.

Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể tiếp tục tạo File quản lý kho hàng luôn rồi.

Bạn sẽ làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục tiêu quản lý của bạn khi sử dụng Excel. Không giống như các ứng dụng dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà doanh nghiệp phần mềm/ người có chuyên môn xây dựng sẵn.

Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin sản phẩm, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các File excel bán hàng dễ dàng được lập hoàn toàn bằng công thức. Nên có google sheet để dùng tính năng này.

Nhược điểm của quản lý kho vật tư bằng Excel

Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu giữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có rủi ro bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm trong excel khá khó hiểu, do vậy người sử dụng phải hiểu cụ thể về các hàm này mới có thể dùng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân sự giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.

Các bước cài đặt File quản lý kho vật tư bằng Excel

Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa

Đây là việc đầu tiên bạn cần phải làm, hay chính là database dùng để lấy dữ liệu sang các sheet nhập xuất và tổng hợp báo cáo, đảm bảo độ chuẩn xác và nhanh chóng.

– Danh mục vật tư thường gồm có các cột thông tin: STT, Mã VT, Tên vật tư, Đơn vị. Tùy theo yêu cầu quản lý của mỗi công ty sẽ theo dõi thêm những thông tin khác.

– Định dạng bảng biểu :

+ Kẻ bảng (đường kẻ) cho các bảng biểu. Phần đường kẻ bao ngoài nên là nét liền, đường kẻ giữa các dòng có thể sử dụng đường kẻ đứt và màu xám trông sẽ đẹp hơn.

+ Bôi đậm cho dòng tiêu đề

+ Cố định dòng tiêu đề

Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất 

– Tại sheet Nhập Xuất, bạn có thể nhập các thông tin sau: Số chứng từ, Ngày tháng, tài khoản ( nếu như có), Diễn giải, Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá, Thành tiền như bảng sau:

– Tại đây, phụ thuộc vào phiếu xuất kho và nhập kho, bạn nhập dữ liệu liên tục vào từng cột thông tin tương ứng.

– Do bạn đã tạo được danh mục sản phẩm với hoàn chỉnh thông tin về hàng hóa như: Mã, Tên, ĐVT, nhóm,…

– Khi bạn điền xuất, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ việc chọn/ nhập mã hàng. Các nội dung còn lại sẽ do hàm vlookup tìm kiếm tự động theo mã hàng bạn nhập.

– Có thể bạn phải cần kết hợp vlookup với if để thiết lập công thức tìm nội dung hàng hóa cho tất cả các dòng trống của bên nhập xuất.

– Sử dụng hàm If mục đích để tệp nhìn gọn gàng và sạch sẽ hơn. (Không phải nhìn đâu cũng thấy lỗi #NA)

– Phương pháp =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn

– Đây chính là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/ xuất trong kỳ chi tiết từng mã vật tư. Bao gồm các cột : Mã vật tư, tên vật tư, Đơn vị, Số Lượng Thành Tiền ( Tồn đầu, nhập trong kỳ, và tồn cuối kỳ.

– Đây là một báo cáo tự động, được lấy dữ liệu từ bảng kê nhập xuất.

– Bạn chỉ phải copy mã vật tư vào cột vật tư ( Lưu ý: Mỗi vật tư chỉ copy 1 lần , không có sự trùng lặp )

– Tên vật tư và đơn vị : Bạn cũng dùng hàm Vlookup để lấy dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1.

– Tại cột số lượng , thành tiền của Nhập trong kỳ và Xuất trong kỳ bạn dùng đến hàm Sumif để thu thập tổng dữ liệu từ bảng kê nhập xuất tồn.

– Hàm Sumif : là hàm mấu chốt trong quản lý kho vật tư bằng Excel, đấy là hàm tính tổng với điều kiện. Sẽ giúp ta tính được tổng số lượng nhập/ xuất của 1 mã hàng từ danh sách rất nhiều lần nhập/ xuất khác nhau.

– Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

– Tại cột Tồn cuối kỳ : Bạn cần phải nhớ công thức

Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

=>Như vậy, với một số thao tác đơn giản như trên, bạn đã tự thiết kế cho mình một file quản lý kho vật tư bằng excel thật hiệu quả và dễ dàng.

Những lưu ý trong quản lý kho vật tư bằng Excel

Quản lý kho vật tư bằng Excel không những dễ dàng mà còn giúp chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều khoản chi phí đầu tư cũng giống như khoản chi phí sử dụng. Để quản lý kho vật tư bằng Excel không mất phí mang đến hiệu quả cao cho cửa hàng, chủ shop cần chú ý một số vấn đề sau.

Phải thiết kế tệp quản lý kho vật tư bằng Excel phù hợp với cửa hàng 

Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cùng đặc điểm sản phẩm. Vì thế chủ cửa hàng cần xây dựng được tệp quản lý kho thích hợp với cửa hàng của mình. Việc này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chuẩn xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.

>>Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật mánh Excel mới nhất cho dân văn phòng 2021

Phải có chuyên môn về Excel để giải quyết những lỗi cơ bản

Một điều chú ý khi dùng phần mềm quản lý kho vật tư bằng Excel không mất phí đấy là bạn phải có kiến thức cụ thể về Excel bởi các hàm tính toán cũng giống như thao tác trong phần mềm khá khó hiểu. Nếu như không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều trở ngại khi dùng Excel để quản lý. Một vài kiến thức về Excel người sử dụng cần trang bị khi làm việc với Excel.

• Thao tác xử lý tập tin
• Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin
• Thao tác về dữ liệu
• Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

Những chú ý khác

• Chú ý khi nhập các hàm tính để tránh lỗi sai căn bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
• Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
• Dùng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
• Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.

Những rủi ro khi quản lý kho vật tư bằng Excel

Excel quản lý toàn diện kho vật tư là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cửa hàng ưa dùng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý kho vật tư bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý thỉnh thoảng rất bất tiện và khó khăn.

1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân sự sẽ phải nhập liệu thủ công trên tệp. Việc này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng sản phẩm quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ bộ máy, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng giống như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đấy cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn nhân lực cho cửa hàng.

2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất

Do tệp Excel được lưu trữ trên máy tính sử dụng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu như trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xuất hiện. Bên cạnh đấy, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

3. Quản lý công nợ với nhà sản xuất dễ bị nhầm lẫn

Khi sử dụng tệp Excel để quản lý kho, nội dung không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì thế quản lý công nợ với nhà sản xuất sẽ rất dễ xuất hiện sự nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn lạ lẫm với người dùng Excel. Việc này có thể liên quan đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.

4. Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác

Tuy Excel đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân sự kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chuẩn xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.

5. Không có chức năng báo cáo bán hàng

Khi sử dụng Excel thì việc xuất nhập tồn kho dễ dàng, người sử dụng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây chính là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho sản phẩm cửa hàng.