Quản lý thu chi là một phương pháp hợp lý, giúp kiểm soát việc thu bao nhiêu và chi bao nhiêu để tránh thất thoát tiền bạc cũng như là đủ bao nhiêu để đầu tư. Excel là một công cụ quản lý hàng hóa hay thu chi. Để có thể dễ dàng, Blog ATP Academy sẽ gởi đến các bạn một số gợi ý mẫu excel thu chi cho cá nhân của bạn hoặc cho cả công ty.
Ưu nhược điểm khi dùng Excel quản lý thu chi
Quản lý thu chi tiền mặt bằng Excel không chỉ có thể theo dõi thu chi của các doanh nghiệp mà còn thích hợp cho các cá nhân khi làm chủ chi tiêu của bản thân. Phương pháp này khá được ưa chuộng bởi những lợi ích thiết thực đưa đến khi quản lý thu chi:
- Thống kê thu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần, từng tháng giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý, đánh giá tình hình thu chi.
- Số liệu chính xác, rõ ràng giúp quy trình thu chi khoa học và tốt hơn.
- Tạo báo cáo tổng hợp tình hình chi tiêu hàng tháng cũng giống như báo cáo so sánh chi tiêu thực tế so sánh với chiến lược giúp cân đối thu chi đúng cách nhất.
- Có thể chủ động trong việc cập nhật số liệu nhanh chóng và thêm bớt danh mục.
- Chi phí đầu tư và sử dụng thấp.
Tuy nhiên bên cạnh đó quản lý thu chi bằng Excel vẫn còn hiện hữu một số hạn chế như sau:
- Để quản lý thu chi bằng Excel, người dùng phải am hiểu và thành thạo dùng Excel bởi các hàm và công thức của nó sẽ khá phức tạp.
- Khi phải quản lý quá nhiều thông tin, phần mềm sẽ gặp tình trạng chậm và thiếu linh động trong việc thống kê, theo dõi.
- Khó phân tích thống kê mang tính quản trị trên Excel vì vậy nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ.
- Tính bảo mật không cao, dễ dàng xuất hiện hiện tượng thất lạc tệp.
Những nội dung có trong mẫu Excel quản lý thu chi
Để tạo ra một mẫu Excel quản lý thu chi công ty hay cá nhân đạt kết quả tốt, người sử dụng cần có những thông tin sau trong file:
- Thông tin chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng (đối với thu chi công ty)
- Thông tin giao dịch: họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch (đối với thu chi công ty)
- Thông tin tài khoản phát sinh: Thu/chi, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)
Một vài mẫu Excel quản lý thu chi
Mẫu Excel quản lý thu chi doanh nghiệp
Quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel sẽ khó khăn hơn đối với quản lý chi thu một mình bởi nó liên quan đến nhiều giao dịch phát sinh của doanh nghiệp. Ngoài ra thu chi doanh nghiệp cũng cần được thống kê rõ để tạo điều kiện cho việc có quy trình thu chi cũng kiểu như đánh giá doanh số của doanh nghiệp. Các chủ shop có quy mô nhỏ và vừa cũng có thể thamm khảo mẫu file sau để áp dụng cho việc quản lý thu chi cửa hàng.
Mẫu Excel quản lý thu chi cá nhân
Khi quản lý thu chi cá nhân bằng Excel, người dùng sẽ dễ dàng biết được tình trạng chi tiêu của bản thân và đủ năng lực cân đối thu chi chuẩn hơn. Mẫu tệp quản lý thu chi cá nhân cũng đơn giản hơn nhằm phù hợp với đời sống hằng ngày.
Quản lý thu chi dễ dàng bằng phần mềm bán hàng
Với công nghệ phát triển cho đến nay, các phần mềm tối tân ra đời mang đến rất nhiều hỗ trợ cho người dùng. Trong đó các ứng dụng bán hàng có công dụng quản l ý chi thu được nhiều người ưa chuộng. Đặc biệt là các chủ cửa hàng bởi sự dễ dàng thuận tiện khi dùng của chúng.
Các tính năng quản lý thu chi bằng ứng dụng
- Lập phiếu thu chi nhanh chóng: Khi có các khoản thu chi phát sinh, người dùng sẽ lập phiếu thu chi một cách nhanh chóng. Giao diện dễ dàng sử dụng của các ứng dụng sẽ giúp bạn lập phiếu mà không gặp quá nhiều khó khăn.
- Tự động cập nhật khoản thu chi: Với mỗi giao dịch phát sinh: nhập/xuất hàng, nền tảng tự động cập nhật khoản thu chi tương ứng. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiếm tìm, theo dõi và kiểm soát mà không cần nhập liệu thủ công giống như trước đó.
- Thống trị gốc chi thu tiền mặt/ngân hàng: Ứng dụng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng và chủ động hơn trong việc kiểm soát loại tiền. Từ đấy sẽ giới hạn được tình trạng vượt mức thu chi.
- Báo cáo trực quan: Ứng dụng hỗ trợ người dùng tối đa trong việc tạo các báo cáo thu chi. Nền tảng đủ sức thể hiện báo cáo ở nhiều dạng với đa phần thông tin giúp chủ shop có cái quan sát bao quát nhất về tình cảnh tài chính của shop.
Mẫu Excel quản lý thu chi công trình xây dựng
1. Khai báo và cập nhật danh mục
Quản lý theo từng năm, tương ứng với đó là mỗi năm sử dụng 1 File riêng
Nhập các danh mục: Đặt mã, tên và nhập các trường thông tin khác trong từng danh mục
Vào tồn kho đầu kỳ và lũy kế công trình: Danh mục vật tư và danh mục công trình được lookup tự động sang bảng nhập liệu Tồn đầu kỳ và nhập lũy kế công trình, người dùng chỉ nhập số liệu dư đầu
2. Nhập liệu phát sinh (bảng nhập chứng từ phát sinh)
Ngày chứng từ: Được cài đặt theo định dạng dd/mm/yyyy
Nghiệp vụ: dùng nút combo box để chọn: Phieu_nhap, Phieu_xuat, Nhap_mua_xuat_thang, Phieu_chi, Hach_toan_khac
-Phiếu nhập (phiếu nhập kho): Để nhập liệu vật tư mua về nhập vào kho. Do đây chính là chứng từ nhập kho, không phải chứng từ khoản chi nên không điền mã chi phí, mã công trình
-Phiếu xuất (phiếu xuất kho): Để nhập liệu vật tư xuất từ kho cho công trình. Phải điền mã Công trình, mã chi phí. người sử dụng phải tính giá vốn để nhập vào
-Nhap_mua_xuat_thang (nhập mua xuất thẳng: Để nhập liệu phiếu nhập mua xuất thẳng cho công trình mà không qua kho, giá nhập chính là giá xuất
-Phieu_chi (phiếu chi, ủy nhiệm chi): Để nhập liệu các chứng từ hạch toán không theo dõi kho, chi thẳng bằng tiền với định khoản: Nợ TK khoản chi, Có 111, 112. Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
-Hach_toan_khac (phiếu kế toán): Để nhập liệu các chứng từ khoản chi khác cho công trình như phân bố tiền lương, khấu hao….Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
3. Xem báo cáo
Bảng kê chứng từ: Khi chọn mã đối tượng mục tiêu trong combox (màu vàng) mà bảng kê không chạy thì vào chức năng: Data–> Reapply trên thanh công cụ của excel
Báo cáo giá thành và báo cáo tổng hợp chi phí: Trường hợp không hiện đủ mã công trình, mã khoản chi thì chạy chức năng: Data–> Reapply trên thanh công cụ của excel
Lưu ý
- Đối với phiếu nhập mua xuất thẳng thì gia xuất = giá nhập, tức thu thập theo giá đích danh
- Đối với phiếu xuất kho, file excel này không tự động tính giá vốn (giá xuất), người dùng phải tự tính giá vốn để nhập giá vào
- Các báo cáo được link công thức tự động
Những tính năng khác của mẫu Excel quản lý thu chi
Bên cạnh quản lý thu chi, phần mềm kinh doanh còn mang đến nhiều tính năng tiện lợi hỗ trợ tối đa cho hoạt động mua bán và quản lý.
- Quản lý hàng hóa: Với các phần mềm bán hàng, chủ shop đủ khả năng và không gặp khó khăn khi cập nhật thông tin sản phẩm mọi lúc mọi ngành cũng như điều tiết mức giá thành cho các sản phẩm. Hơn nữa, ứng dụng còn giúp theo dõi chặt chẽ sản phẩm tồn kho, giảm bớt phần trăm thất thoát cho cửa hàng.
>>Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tạo file xuất nhập tồn bằng Excel vô cùng đơn giản 2020
- Quản lý thông tin khách hàng/nhà phân phối: Công dụng này của phần mềm bán hàng sẽ làm theo dõi được khách hàng. Nhà cung cấp theo các thông tin chi tiết như thời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợ hiện tại, loại khách hay khu vực. Nhờ đấy chủ cửa hàng sẽ có thể nắm rõ được tình cảnh của khách hàng/nhà cung cấp và có được những chương trình giảm giá chèn vào với từng nhóm.
- Quản lý giao dịch: Các giao dịch kiểu như đặt mua, trả hàng,….sẽ được ghi lại một hướng dẫn chi tiết trên nền tảng của ứng dụng. Những thông tin này sẽ làm chủ shop quản lý giao dịch sát sao và chính xác hơn, hạn chế tình trạng sai sót trong công việc mua bán shop.
- Hỗ trợ bán hàng nhanh chóng: Nhờ có các phần mềm bán hàng, nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong các nghiệp vụ như tạo hóa đơn, đặt mua, trả hàng,…Điều này giúp việc bán hàng được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất hơn, giúp doanh thu cao hơn cho shop.
Quản lý thu chi là một trong những lý do trọng yếu trong hoạt động kinh doanh cũng như trong đời sống hàng ngày. Việc dùng mẫu Excel quản lý thu chi sẽ giúp người dùng theo dõi chi tiết và đạt được cái quan sát tổng quát về tình hình thu chi.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn các bước quản lý kho vật tư bằng Excel mới nhất 2020
TỔNG KẾT
Trên đây là những chia sẻ từ những bài học mà chúng tôi đã tổng hợp lại và gởi đến bạn những yếu quan trọng để bạn có thể dễ dàng áp dụng nó ngay vào việc kinh doanh hay cuộc sống của bạn. Hy vọng nhữung chia sẻ trên giúp bạn quản lý thu chi hiệu quả và hiệu quả hơn. Chúc bạn thực hiện thành công nha !
Ngoài ra, chúng tôi dành tặng bộ tài liệu Tổng hợp các thủ thuật sử dụng Excel, nếu bạn cần tư vấn thêm hãy để lại SĐT hoặc Email mình sẽ gửi ngay cho nhé!!
HOTLINE: 0797777557
Zalo: 0797777557
Fanpage: https://www.facebook.com/ATPAcademy.vn
Hẹn gặp lại các bạn trong bài viết tới nha.