Excel là trợ thủ bắt buộc phải làm của bất kỳ công việc nào. thành thục các thủ thuật Excel sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian,nâng cao hiệu suất thực hiện công việc. Trong bài viết này, blog.atpacademy.vn sẽ chia sẻ tất tần tật thủ thuật Excel mới nhất cho dân văn phòng 2021.
Thủ thuật Excel giúp xem thống kê siêu nhanh
Hầu hết mọi người đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán thống kê. Giống như sử dụng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng mà giờ đây bạn hoàn toàn có thể coi được các thống kê một cách nhanh chóng mà không cần dùng đến các hàm. Rất dễ dàng, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần coi. Thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê có ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….
Thủ thuật Excel – Đổi cột thành dòng hoặc trái lại
Excel cũng cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và trái lại. Đây là tính năng rất dễ làm và cực kỳ hữu ích. Để thực hiện các bước này, bạn chỉ phải chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu (dòng hoặc cột). Tiếp đến hãy nhấn tổ hợp phím ctrl –c để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này một menu đơn sẽ hiện ra, bạn chỉ phải chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực thi hoán đổi ngay tức thì.
Thủ thuật Excel – Sao chép dữ liệu khẩn trương
Thường thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau con người sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thực hành các bước thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu như nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành hoạt động nhanh chóng.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa nội dung cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn phải cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.
Thủ thuật excel – Tự động tính tổng không cần hàm
Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter mục tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.
Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.
Thủ thuật Excel – Bật tính năng lọc Data Filter
Như hiện tại tác giả bài viết này rất thường xuyên sử dụng tới công dụng lọc của Excel. Nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt. Nhưng thật may thay con người có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A “ (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật công dụng lọc) .
Lưu ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải gồm có những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết khắn khít, không rời rạc. Như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là okeyy.
*Các bạn sẽ tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.
Thủ thuật Excel – In 1 vùng tuỳ chọn
Khi bạn chỉ mong muốn in 1 phần nội dung trong bảng tính Excel thì chúng ta sẽ thực hiện như sau (Đây là mình đang thực hiện trên Excel 2010, các phiên bản khác thì các bạn cũng làm tương tự nhé):
Bước 1: Chọn vùng in.
Các bạn chọn vùng in bằng việc bôi đen vùng cần in
Bước 2: Đặt vùng in
Để in được mình đã chọn ở Bước 1 chúng ra sẽ phải đặt vùng in như sau: Vào “page layout” => “Print Aria” => “Set Print Aria”
Bước 3: In vùng đã chọn
Khi đặt vùng in chúng ra tiến hành in như bình thường, các bạn sẽ căn chỉnh như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.
Thủ thuật Excel – Cố định hàng hoặc cột tiêu đề
Vấn đề gặp phải: khi bạn đang thực hiện công việc trên 1 bảng tính gồm có rất nhiều dòng và nhiều cột, khi bạn kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang 1 bên thì hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo làm bạn rất khó hình dung để đối chiếu số liệu:
Phương án: Để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ sử dụng công cụ Freeze Panes.
Ví dụ: Ta có bảng tính như sau.
Và đây chính là bố cục và giao diện công cụ Freeze Pane:
* Freeze Top Row: Cố định dòng trên cùng của bảng tính Excel.
Vào “VIEW” => chọn “Freeze Top Row”: Thì khi đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng.
mục đích có được là khi mà bạn kéo các dòng xuống dưới đây thì dòng tiêu đề vẫn cố định 1 chỗ cho bạn.
* Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên trong bảng tính Excel.
Vào “VIEW” => chọn “Freeze First Column”: Thì lúc đó bảng tính Excel sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính.
Mục đích là bạn kéo bảng tính sang phía trái hay phải thì cột đầu tiên sẽ cố định cho bạn.
=> Để bỏ lệnh Freeze panes thì vào “VIEW” => “Unfreeze panes” để quay lại tình trạng thông thường.
* Trường hợp bạn mong muốn cố định cả dòng cả cột:
Đối với trường hợp này quan trọng là VỊ TRÍ CỦA CON TRỎ.
Vị trí của con chuột là ô đầu tiên sau cột bạn mong muốn cố định và dưới dòng bạn mong muốn cố định sau đấy làm tương tự các bước như ở trên.
Lưu ý: Các dòng nằm phía trên dòng đặt con trỏ chuột và các cột phía trước cột đặt con trỏ đều được cố định.
Ví dụ: Bạn muốn cố định Cột thứ hai (Cột B), dòng thứ 7 thì các bạn sẽ đặt chuột ở Ô C8 sau đó làm tương tự các bước như ở trên.
Thủ thuật Excel – Tham chiếu giá trị trên thanh trạng thái.
Thủ thuật này rất đơn giản, khi bạn có một khối dữ liệu dạng số, thông thường ta hay dùng các hàm như Sum để tính tổng, Min để tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max để tìm ra thành quả lớn nhất hay hàm Average để tính giá trị trung bình….
Thay vì cách sử dụng các hàm tính toán tổng hợp và thống kê thì ta có thể xem nhanh các thành quả này bằng cách: Bôi đen vùng dữ liệu và xem số liệu được tổng hợp và thống kê ở thanh trạng thái.
Ví dụ như sau:
Ta có thể thấy các số liệu như: kết quả trung bình (Average), đếm ô có ký tự (Count), giá trị nhỏ nhất (Min), kết quả lớn nhất (Max), tổng (Sum).
Các bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt các tham số ở thanh trạng thái bằng việc phải chuột ở thanh trạng thái và tích chọn hoặc bỏ các phép tính trong menu Customize Status Bar.
Thủ thuật Excel – Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản có 3 Shortcut menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy vậy, nếu bạn mong muốn sử dụng
nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:
File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ
Thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
Thủ thuật Excel – Thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một danh sách sản phẩm hay vật tư, bạn sẽ sẽ cần tạo một đường chéo để chia các tính chất
không giống nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô mong muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn
Format Cell > bấm vào tab Border, sau đấy nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.
Bạn sẽ hiểu được cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới tuy nhiên sẽ thật phung phí thời gian nếu bạn thêm
nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng
(hoặc x cột) sau đấy nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.
– Hãy dùng AutoFit Row Height và AutoFit Column Width để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.
Thủ thuật Excel – Hàm Vlookup nhiều điều kiện
Thủ thuật excel cho dân văn phòng chúng tôi mong muốn chia sẻ là hàm Vlookup – hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel
-Đối với hàm Vlookup căn bản tuy nhiên chúng ta được học thì sẽ chỉ cho phép tra cứu trên một giá trị. Nhưng nếu như bạn mong muốn tra cứu từ 2 giá trở lên thì sao? Sẽ có cách dễ dàng để thực hiện đối với trường hợp này.
Cách sử dụng hàm Vlookup nhiều điều kiện có thể được thiết lập qua 3 bước sau:
-Thêm một cột phụ có chứa các giá trị từ những cột mà bạn muốn sử dụng để làm điều kiện.
-Sau đó, thiết lập công thức Vlookup tham chiếu đến bảng dữ liệu bao gồm cả cột phụ.
-Lưu ý cột trước tiên trong bảng phải là cột phụ.Đối với các kết quả tra cứu, khi nối cùng với một điều kiện sẽ cùng thứ tự để phù hợp với các giá trị trong cột phụ.
VD cụ thể cho bạn:
-Công thức mảng cần phải nhấn Ctrl + Shift + Enter sau khi bạn nhập xong cú pháp hàm
- F3&F4 vẫn là điều kiện tìm kiếm giống như cách 1 (là gộp của sản phẩm và Ca làm việc)
- Hàm choose kết hợp với mảng 1,2 sẽ giúp làm ra vùng tìm kiếm được gộp bởi sản phẩm và ca
- 2: Số thứ tự cột tìm kiếm
- 0: Kiểu tìm kiếm chính xác 100%
LƯU Ý:
- Bạn phải tạo thêm một cột bổ sung để liên kết các thành quả với nhau, sau đó cung cấp cho hàm VLOOKUP két quả tìm kiếm tương tự.
- Cột liên kết là một cột ngoài cùng ở phía bên trái thuộc phạm vi tra cứu vì đây chính là địa điểm mà Vlookup luôn tìm kiếm được giá trị tra cứu và phải chứa tất cả các giá trị tra cứu để việc ghép nối chuẩn xác như trong tiêu chí củ bạn
- Còn một điều quan trọng bạn hãy luôn nhớ đó là hàm Vlookup chỉ giới hạn trong khoảng 255 ký tự. Lưu ý điều đấy và đảm bảo rằng tổng chiều dài của các tiêu chí tra cứu bạn mong muốn không vượt quá giới hạn.
Thủ thuật Excel – Hàm lấy giá trị của ô trong Excel
-chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn hàm Value. Với hàm này có thể sử dụng cho các phiên bản Excel như Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 và cả Excel cho MAC, iPhone, Android.
-Hàm Value thường kết hợp với LEFT, RIGHT, MID…Cùng coi cách sử dụng hàm này nhé.
-Cú pháp: VALUE (text)
- Text là chuỗi kí tự, có thể là ngày tháng, thời gian hay hằng số.
- Text phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (“ ”) hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản bạn muốn chuyển đổi.
-Ví dụ:
Ta có cột Số là giá trị của mã nhân viên, nếu mong muốn lọc 2 số cuối của mã nhân viên ra, vậy làm như thế nào ?
Ta sẽ sử dụng Value kết hợp với Right để cắt 2 số cuối. Công thức sẽ là =RIGHT (C5,2)
Nếu muốn thu nguyên phần kết quả số là “1” thay vì “01” như kết quả trên đây thì chúng ra dùng VALUE
Ta có công thưc: =VALUE (RIGHT (A4,2))
Cuối cùng là kéo chuột sao chép phương pháp xuống các ô còn lại ta sẽ được kết quả.
Tổng kết
Hi vọng qua bài viết này ATP Academy đã đem đến những thủ thuật excel hữu ích nhất cho mọi người. Ngoài ra, ATP Academy đã tổng hợp tất tần tật thủ thuật word mới nhất cho dân văn phòng 2021, nếu ai cần hãy để lại email hoặc SĐT Zalo mình sẽ gửi cho nha!!
Tư vấn tổng thể về Content, Marketing… xin liên hệ:
HOTLINE: 0797777557
Zalo: 0797777557
Fanpage: https://www.facebook.com/ATPAcademy.vn
Nguồn: Tổng hợp