Làm sao để cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên facebook? Nếu bạn đang sở hữu một fanpage cá nhân thì sẽ có rất nhiều tin nhắn inbox và có thể bạn không trả lời kịp. Vậy làm thế nào để tự động trả lời trên Facebook khi bạn chưa có thời gian để check inbox? Hãy cùng ATP Academy tìm hiểu cách cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên facebook hiệu quả và nhanh chóng nhé!
Mục lục
Tin nhắn trả lời nhanh trên Facebook là gì?
Với nhiều người quản lý Fanpage hay các trang bán hàng online bận rộn, việc cài đặt tự động trả lời tin nhắn trên fanpage Facebook là rất quan trọng đặc biệt khi người dùng không có đủ thời gian để trả lời tất cả câu hỏi của người dùng và khách hàng.
Tin nhắn trả lời nhanh là những câu trả lời tin nhắn được gửi tự động tới người dùng của một Fanpage ngay cả khi không có quản trị viên của Fanpage tại thời điểm đó. Những câu trả lời tin nhắn ngắn gọn thường mang tính chất gợi ý cho người dùng về sự có mặt của quản trị viên hoặc các admin khi họ vào Facebook và cũng góp phần xua tan tâm trạng chờ đợi của người dùng nếu admin hoặc quản trị viên trả lời.
Sau khi cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên Fanpage Facebook, hệ thống sẽ trả lời tin nhắn mà bạn đã thiết lập trước đó khi vắng mặt bạn. Từ đó, khách hàng có thể yên tâm đợi tin nhắn của bạn. Đây là một cách khá hiệu quả “giữ chân” khách hàng cho những người bán hàng Online trên Facebook.
Điều kiện để cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên Facebook
Trang Fanpage là cầu nối để các doanh nghiệp, thương hiệu và người của công chúng kết nối với khách hàng, Fan của mình trên Facebook. Để bật hoặc tắt Tin trả lời nhanh cho Trang, bạn phải là quản trị viên, biên tập viên hoặc người kiểm duyệt Trang. Tin trả lời nhanh sẽ là những tin nhắn được gửi tự động dưới dạng câu trả lời đầu tiên của Trang cho tin nhắn mới. Bạn có thể sử dụng tin trả lời nhanh để khách hàng biết rằng bạn sẽ sớm liên hệ lại với họ hoặc để cảm ơn họ đã liên hệ với Trang của bạn.
Tầm quan trọng của Tin nhắn tự động
Với những công ty, cửa hàng lớn có bộ phận dịch vụ khách hàng giỏi, chatbot có vẻ không thực sự cần thiết. Tuy nhiên, chatbot nói chung và Facebook Messenger nói riêng cung cấp những lợi ích đáng kể, bao gồm:
+ Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tuyến đầu, cho phép họ tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn của khách hàng.
+ Sẵn sàng 24/7/7/365 ngày trong năm, ngay cả khi nhân viên phụ trách đơn hàng hoặc quản trị viên fanpage bán hàng online trên Facebook không làm việc.
+ Cho phép khách hàng truy cập thông tin cơ bản một cách nhanh chóng và dễ dàng, tăng sự tiện lợi cho dịch vụ.
Một nghiên cứu của Juniper Research ước tính chatbot sẽ cắt giảm tới 8 tỷ USD chi phí kinh doanh toàn cầu vào năm 2022.
Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage
Cài đặt – quản lý tin nhắn FanpageBước 1:
Các bạn truy cập vào Fanpage đang quản lý rồi click vào mục Cài đặt ở giao diện bên trên.
Bước 2:
Chuyển sang giao diện mới các bạn nhấn chọn mục Nhắn tin. Nhìn sang nội dung ở bên phải sẽ thấy có 03 phần. Trước hết các bạn tiến hành điều chỉnh tại Cài đặt chung.
Bước 3:
Trong phần Cài đặt chung có 03 tùy chọn khác nhau như hình phía dưới đây. Ở từng mục đều có nội dung giải thích rất chi tiết để các bạn được biết. Tốt nhất các bạn nên chuyển sang chế độ On (Bật) để tăng sự tương tác hơn với khách hàng. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi ở phía bên dưới.
Lưu ý: mục 3 trong phần Cài đặt chung sẽ phụ thuộc vào loại Fanpage mà các bạn đang quản lý là gì mà sẽ có hay không. Với các Fanpage kinh doanh thì sẽ hiển thị thêm phần tùy chọn này.
Bước 4:
Kết quả hiển thị danh sách những câu hỏi khi khách hàng gửi tin nhắn đến cho Fanpage. Các bạn nhấn biểu tượng thùng rác để xóa những câu hỏi sẵn có nếu như không muốn sử dụng. Nhấn Thêm câu hỏi ở bên dưới để các bạn tự nhập câu hỏi của mình tới nhóm khách hàng cần tư vấn.
Các bạn sẽ nhìn thấy câu hỏi xem trước ở phía bên trên. Nhấn Lưu ở phía bên dưới để lưu thay đổi.
Kết quả là khi người khác mở giao diện tin nhắn trên Fanpage sẽ hiển thị những câu hỏi như dưới đây.
Cách tạo tin nhắn trả lời tự động cho Fanpage
Bước 1:
Chuyển sang mục Hỗ trợ phản hồi. Sau đó các bạn sẽ thiết lập lời chào trên Messenger khi mà có người nhắn tin cho các bạn. Chuyển sang chế độ Bật, sẽ thấy tin nhắn trả lời mà Facebook đã soạn sẵn. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi.
Bước 2:
Hiển thị giao diện để các bạn thay đổi lại tin nhắn khi mà có khách hàng lần đầu tiên chat với Fanpage. Tin nhắn tự động sẽ hiện tên người gửi tin nhắn tới Fanpage. Nếu các bạn muốn thay đổi nhấn vào Tùy chỉnh tin trả lời.
Thường thì các bạn nên chọn Họ tên người nhận. Sau khi chỉnh sửa xong nội dung các bạn tiếp tục nhấn Lưu ở bên dưới để lưu lại thay đổi.
Bước 3:
Quay lại nội dung đầu tiên các bạn nhấn Đi tới Tin trả lời tự động để phản hồi lại câu hỏi của khách hàng khi các bạn không online, vắng mặt.
Bước 4:
Ngay sau đó người dùng sẽ được chuyển qua giao diện hoàn toàn mới. Tại đây các bạn nhìn sang cột Phản hồi tự động rồi nhấn tiếp vào mục Chào khách hàng, rồi bật tiếp vào Tin nhắn vắng mặt.
Tin nhắn vắng mặt hiển thị với mọi người khi các bạn chuyển sang chế độ vắng mặt. Khi này quản lý Fanpage có thể đặt Trang ở chế độ vắng mặt trong phần Hồ sơ, hay lên lịch vắng mặt mỗi ngày. Nhấn vào nút Chỉnh sửa bên dưới.
Bước 5:
Hiển thị giao diện để các bạn điều chỉnh lịch trình hoạt động của Trang cũng như thời gian vắng mặt để trả lời tự động khi mà có người nhắn tin tới. Nếu mà muốn thêm khoảng thời gian khác thì chỉ cần nhấn Thêm thời gian bên dưới. Chẳng hạn với ví dụ sau đây sẽ chọn vắng mặt từ 22h đêm hôm trước đến 7h sáng hôm sau.
Bước 6:
Tiếp xuống phần Nhắn tin các bạn tiến hành điều chỉnh lại phần tin nhắn trả lời tới khách hàng khi quản lý Trang không online. Cũng nhấn vào mục Tùy chỉnh tin trả lời.
Xuất hiện bảng để người dùng có thể điều chỉnh nội dung cho tin nhắn phản hồi.
Các bạn điều chỉnh lại tin nhắn rồi xem trước ở phần giao diện bên cạnh. Khi đã ưng ý thì cần nhấn nút Lưu ở bên trên.
Bước 7:
Trong trường hợp các bạn online nhưng vẫn chưa kịp trả lời khách hàng thì sử dụng tùy chọn Tin nhắn trả lời nhanh. Tin nhắn trả lời nhanh chỉ áp dụng khi các bạn online. Nếu Trang ở chế độ vắng mặt theo đúng như lịch đã lên, mà các bạn có bật trả lời nhanh thì khi này khách hàng sẽ nhận được tin nhắn vắng mặt.
Nhấn vào nút Chỉnh sửa ở phía bên dưới để thay đổi nội dung tin nhắn.
Các bạn cùng soạn nội dung tin nhắn trả lời nhanh rồi xem trước ở phần giao diện bên cạnh. Nhấn Lưu để lưu lại.
Kết quả khi mà có người nhắn tin tới Trang nếu các bạn trong thời gian hoạt động sẽ tự động gửi tin nhắn trả lời nhanh như hình dưới đây.
Sử dụng tin nhắn trả lời sẵn cho Fanpage
Tính năng này của Fanpage giúp các bạn tiết kiệm thời gian với các câu trả lời mà các bạn đã tạo sẵn trước đó để phù hợp với câu hỏi của khách hàng.
Bước 1:
Trong phần giao diện của Trang các bạn nhấn vào mục Hộp thư. Sau đó nhấn tiếp vào tin nhắn bất kỳ có trong Trang. Tiếp đến thì nhấn vào biểu tượng Chèn tin trả lời lưu sẵn.
Bước 2:
Để thêm câu trả lời mới thì nhấn vào Quản lý câu trả lời.
Sau đó các bạn nhấn tiếp vào Tạo câu trả lời để nhập câu trả lời mới.
Bước 3:
Tiếp đến các bạn sẽ nhập tiêu đề trả lời tin nhắn sau đó nhập nội dung bên dưới. Cũng sẽ có phần điều chỉnh lại tin nhắn soạn sẵn. Nhấn Lưu ở bên dưới để lưu lại. Nhấn Xong để thoát khỏi giao diện. Như vậy khi có khách hàng hỏi các bạn có câu trả lời như đã soạn sẵn thì các bạn chỉ cần nhấn chọn để sử dụng là được.
Nếu muốn xóa câu trả lời sẵn này các bạn cũng truy cập vào giao diện Quản lý câu trả lời rồi nhấn tiếp vào câu trả lời muốn xóa và nhấn nút Xóa là xong.
Cài đặt hiển thị lời chào trên Messenger
+ Bước 1: Trong phần Hiển thị lời chào trên Messenger bạn hãy bật tính năng này lên trước.
+ Bước 2: Bạn nhấn vào phần Thay đổi để biên soạn lại nội dung theo nhu cầu của bạn.
Ví dụ mình sẽ soạn thảo một câu trả lời như hình bên dưới.
+ Bước 3: Cũng giống như hai phần trên thôi, đoạn chữ nào có danh từ thì bạn đặt trỏ chuột ở vị trí đó và click vào phần Tuỳ chỉnh câu trả lời => chọn Tên đầy đủ của người đó => rồi nhấn Lưu để xem thành quả.
Demo toàn bộ nội dung mà mình vừa biên soạn để phản hồi tự động đến khách hàng.
+ Bước 4: Kiểm tra kết quả nào.
Bây giờ mình sẽ đăng nhập vào tài khoản Facebook khác và nhắn tin qua Fanpage này xem sao nhé. Sau khi click vào tin nhắn Fanpage đã có lời chào qua Messenger rồi đấy.
Và đây là kết quả mình cài đặt gửi câu trả lời nhanh cho bất kỳ ai nhắn tin trong trang.
Tiếp theo là câu trả lời tự động được kích hoạt khi bạn không thể truy cập máy tính hoặc điện thoại. Cũng khá chuyên nghiệp đúng không các bạn 😛
Tổng kết
Trên đây là tất cả hướng dẫn cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên facebook, tin nhắn trả lời nhanh cũng như tin nhắn trả lời tự động khi Fanpage không online. Các câu phản hồi lại khách hàng đều có thêm phần tùy chỉnh để chúng ta thay đổi lại nội dung đúng với nhu cầu của người quản lý Trang. ATP Academy chúc bạn thành công
Nguồn : Tổng hợp
Mọi thông tin dịch vụ, bạn vui lòng để lại thông tin qua khung chat hoặc liên hệ nhân viên ATP qua thông tin sau:
Link Facebook: https://www.facebook.com/khanhnhi1312/
