Microsoft Word đã không còn quá xa lạ với học sinh, sinh viên và nhất là các hoạt động văn phòng. Đây sẽ là một công cụ mạnh giúp cho bạn hoàn thành tốt công việc cũng như là cạnh tranh với những vị trí khác trong văn phòng. Nhưng, không phải ai cũng hiểu rõ tất tần tật về Word ngoài những kĩ năng căn bản. Hôm nay, Blog ATP Academy sẽ giới thiệu một số thủ thuật Word nhanh, dễ dàng để giúp hoạt động đánh máy dễ dàng hơn và bạn có thể càng tự tin hơn khi thực hiện công việc với Word.
Thủ thuật Word: Chuyển đổi nhanh một đoạn văn hay câu chữ từ chữ viết thường sang chữ viết IN HOA
Đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp: Khi hoàn thành biên soạn một đoạn văn bản, bạn chợt phát hiện ra yêu cầu của nó là IN HOA toàn đoạn. Lúc này, gõ lại sẽ rất mất thời gian và công sức của bạn. Tuy nhiên với 1 vài thao tác nhỏ chưa tới 3 giây, bạn sẽ có thể chuyển toàn bộ đoạn chữ thường thành chữ viết IN HOA.
Cách thực hiện
- Chọn đoạn văn bản bạn cần in hoa, bôi đen toàn bộ.
- Dùng tổ hợp phím: SHIFT + F3
Ngay tức thì bạn đã chuyển đổi tất cả văn bản đã chọn từ chữ thường sang chữ viết IN HOA
Tính năng Screenshot thủ thuật Word 2013
Theo cách truyền thống, bạn có thể phải sử dụng phím PrintScreen trên bàn phím, sau đấy sử dụng 1 phần mềm chỉnh sửa ảnh và Paste vào,tiếp theo bạn cần điều chỉnh, cắt xén hình để phù hợp. Từ phiên bản MS Word 2013, Word hỗ trợ bạn chèn nhanh hình ảnh của một cửa sổ phần mềm đang chạy trên máy tính vào văn bản đang biên soạn.
Cách thực hiện
- Vào tab Intert -> Screenshot
- Ngay lúc nào MS word sẽ hiện những phần mềm đang chạy trên Windows. Bạn chỉ phải bấm vào hình cần chụp, ngay tức thì nó sẽ hiển thị trên văn bản của bạn
Kiểm tra sự tương thích với các phiên bản Word cũ
Chắc hẳn ai cũng đã gặp trường hợp văn bản biên soạn của mình khi mang ra tiệm photo hay sử dụng trên máy tính khác bị nhảy lỗi font, định dạng. Và bạn phải mất thời gian để thay đổi nó về định dạng ban đầu. Tuy nhiên một vài phiên bản Word cũ lại không nhận điện được các bản Word từ phiên bản mới hơn. Để khắc phục lỗi này, MS Word 2013 đã tích hợp chức năng kiểm tra sẵn trong phần mềm của mình.
Cách thực hiện
- Khi mà đã biên soạn văn bản hoàn tất. Bạn vào File -> Info.
- Trong cửa sổ Info bạn di chuột tới Check for Issues -> Check Compatibility
Lúc này word sẽ kiểm tra cho bạn những phần nào trong văn bản của bạn không tương thích so sánh với phiên bản cũ và list ra cho bạn thay đổi.
Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu – 1 thủ thuật Word bổ ích
– Khi biên soạn các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”…
Lỗi này thường phát sinh một khi bạn sử dụng các thao tác các bước copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools/Options….Từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.
Xóa mật khẩu trong Word
Khi tạo một tệp văn bản bằng MS-Word, chúng ta có thể bảo mật bằng cách cài đặt password. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ bỏ xót mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?
Trước khi xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) về máy.
Đường link download: Free Word and Excel mật khẩu recovery
Sau khi thiết lập, tiến hành phục hồi pasword theo thứ tự sau:
– Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.
– Thẻ Select file: bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của tệp word cần phục hồi mật khẩu (chú ý file word có phần mở rộng là .doc; lựa chọn tại khung file of Style).
– Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng nếu như trước đây chúng ta có một file dạng text (*.txt) ghi nhớ password của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác. Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trong Recovery options. Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc doc cần thiết. Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm password thích hợp.
– Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:
+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đáng chú ý khác.
+ Khung From (length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu.
Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. password ngắn, dễ dàng thì FWEpr tìm càng nhanh và trái lại.
Tìm từ đồng nghĩa trong Word
Bạn thường biên soạn văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đấy. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để “thay đổi không khí”, hãy sử dụng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có “tàng trữ” từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha.
Để khởi động công cụ này, bạn vào thực đơn Tools > Language. Hoặc nếu như muốn dùng phím tắt, bạn sẽ nhấn Shift + F7. Khi mà đã bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa. Nếu như bạn không bôi đen, MS Word sẽ mặc định từ cần tìm kiếm nằm ở bên trái của chuột. Phần khác là của bạn, chọn ra một từ ưng ý nhất rồi click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ.
Cách tạo Drop Cap trong Word
Các bạn bôi đen vào chữ cái đầu tiên của đoạn muốn tạo Drop Cap. Tiếp đấy các bạn mở ribbon Insert trên thanh công cụ.
Sau đấy các bạn nhìn về phía cuối bên phải của ribbon đấy, các bạn click vào Drop Cap.
Có hai kiểu Drop Cap các bạn có thể lựa chọn. Một là Dropped, chữ cái đầu tiên được phóng to sẽ nằm gọn trong khuôn khổ của văn bản như hình dưới đây:
Hoặc là kiểu In margin thì chữ cái được Drop Cap sẽ nằm bên lề của đoạn văn bản.
Và các bạn sẽ tùy chọn chỉnh sửa cho hai kiểu Drop Cap đấy bằng cách click vào dòng Drop Cap Options.
Ở đây, các bạn có thể thay đổi các tùy chọn Options như font chữ, số dòng Drop Cap thả xuống hoặc độ lớn của chữ đầu.
Trong đó ở mục Position các bạn có thể tùy chỉnh vị trí và kiểu dáng đặt Dropcap (tương ứng bằng hình ảnh biểu thị bên cạnh).
– None: Không tạo Drop Cap.
– Dropped: Tạo Drop Cap chiếm chỗ trong đoạn văn.
– In margin: Tạo Drop Cap ở phía ngoài lề.
Còn ở Options, các bạn sẽ tùy chỉnh các tùy chọn khác như:
– Font: điều tiết lại font chữ cho Drop Cap.
– Lines to drop: điều chỉnh số dòng tương ứng với độ cao mà Drop Cap chiếm giữ.
– Distance from text: điều chỉnh khoảng cách từ chữ.
Nếu như không mong muốn điều tiết trong số đó thì các bạn sẽ điều tiết thủ công bằng cách click vào chữ cái Drop Cap và kéo dãn nó hoặc co nhỏ nó bằng chuột.
Dán chỉ giữ lại văn bản
Thủ thuật Word này có nghĩa rằng văn bản bạn copy ở đâu đó và dán vào Word thì sẽ bị xóa phông chữ và sử dụng phông đang sử dụng trong Word. Đẻ làm điều này: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + V hoặc nhấn chuột phải vào vị trí muốn dán => Chọn biểu tượng file có hình chữ A của mục Paste Options.
Điều này sẽ loại bỏ định dạng gốc của văn bản, gồm có màu, kích thước và phông chữ.
Thủ thuật Word xóa định dạng văn bản
Để xóa định dạng một cụm từ, câu hay đoạn văn trong Word, bạn hãy bôi đậm vùng đấy và bấm vào nút Xóa định dạng (có hình chữ A và cục tẩy).
Trường hợp muốn xóa định dạng của tất cả văn bản trong Word, hãy Ctrl + A để chọn toàn bộ và nhấn vào nút Xóa định dạng.
Chọn nhanh một vùng văn bản
Thay vì nhấp chuột và kéo để đánh dấu một vùng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể chọn nhanh hơn bằng việc kết hợp phím và chuột. Cách thực hiện thủ thuật Word này như sau:
Nhấp chuột trái vào vị trí đầu vùng văn bản, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào cuối vùng văn bản. Lúc này tất cả vùng văn bản sẽ được bôi đen.
Sửa nhanh những lỗi mắc phải
Bạn vừa mới soạn thảo xong một bản Word và nhận ra có vài từ phạm lỗi giống nhau? Để sửa những từ bị lỗi như vậy, bạn sẽ sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế trong Microsoft Word.
Ví dụ:
Trong văn bản phía dưới mình mắc lỗi chính tả từ ATP Academy, đúng ra là ATP Academy.com. Để sửa hàng loạt lỗi như vậy trong văn bản, bạn nhấn Ctrl + G => chọn tab Replace.
- Ở ô Find: Bạn điền từ hoặc cụm từ, hay bất cứ điều gì đấy sai trong văn bản. Trường hợp này mình nhập ATP Academy
- Ở ô Replace with: Bạn nhập từ hoặc cụm từ đúng mong muốn thay vào chỗ sai.
Cuối cùng bấm vào Replace hoặc Replace all.
Chỉnh sử file pdf
Thông thường, bạn không thể chỉnh sửa được tài liệu pdf. Thông thường, đa phần người sử dụng thường dùng ứng dụng thứ ba để chuyển từ file pdf về file Word để dễ chỉnh sửa. Tuy nhiên từ MS 2013, việc chỉnh sửa tài liệu pdf dễ dàng hơn bao giờ hết với thủ thuật Word sau:
Cách thực hiện
- Bấm chuột phải vào file pdf cần thay đổi.
- Di con trỏ chuột tới Open with -> MS Word 2013. Lúc này bạn có thể tự do thay đổi theo ý mong muốn
Sao chép hàng loạt và tạo danh sách nhanh
Giả sử bạn muốn trích các cụm từ, hoặc từ ngữ nào đó trong một tệp Word và muốn tạo danh sách cho những từ ngữ đấy. Thay vì phải loay hoay ghi nhận từng từ, bạn hãy bôi đậm từ hoặc cụm từ => và nhấn CTRL + F3. Lặp lại thực hành các bước này nhiều lần cho những từ bạn muốn thêm vào danh sách.
Khi xong việc, bạn hãy chuyển đến vị trí mà bạn muốn tạo danh sách trong Word và nhấn kết hợp Ctrl + SHIFT + F3 lưu toàn bộ những từ/cụm từ mà bạn vừa chép lại. Đây chính là tính năng Spike trong Word .
Chú ý: Nếu như bạn thực hiện như hướng dẫn mà không ra được mục đích thì hãy thử tắt phần mềm gõ Tiếng Việt đi và thử lại nhé!
Lời kết
Trên đây chỉ là một vài thủ thuật Word nho nhỏ mà Blog ATP Academy chia sẻ đến các độc giả. Không biết rằng chúng mình còn thiếu những mánh nào mà bạn biết? Hãy sẻ chia với blog nhé. Hi vọng những thủ thuật Word này có thể giúp bạn trong nhiều công việc sau này.
Ngoài ra, ATP Academy đã tổng hợp bộ tài liệu về quảng cáo bán hàng trên Zalo, Facebook và website, nếu như bạn cần hãy để lại số điện thoại hoặc mail mình gởi ngay cho nhé!
Để được tư vấn tổng quan về quảng cáo bán hàng trên Zalo, kênh Facebook và Website, xin liên hệ:
HOTLINE: 0797.777.557
Zalo: 0797.777.557