Bạn không thể hoàn thành deadline đúng giờ? Dù đã hoàn thành công việc nhưng hiệu quả lại không cao? Cuộc sống trôi qua là chuỗi ngày chạy deadline từ sáng đến tối, nhưng vẫn không kịp? Theo ATP Academy bạn cần học quản lý thời gian của mình. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để cùng tụi mình khám phá bí quyết quản lý thời gian hiệu quả cập nhật mới nhất 2021 nhé!
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là công đoạn lên ý tưởng và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi coi như hoàn tất mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian dùng càng hiệu quả. Việc đạt kết quả tốt của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc tạo ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn buộc phải giải đáp được 3 vướng mắc quan trọng: công thức quản lý thời gian, sự cần thiết của quản lý thời gian trong hoạt động và cách sử dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.
Sự cần thiết của quản lý thời gian
Chắc hẳn không ít người thắc mắc vì sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian đạt kết quả tốt sẽ hỗ trợ bạn có được nhiều thành tựu trong cả hoạt động và cuộc sống cá nhân. Tại sao có người thực hiện công việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản trị thời gian của mỗi người.
Tăng năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian giúp cho bạn sắp xếp các chiến lược thường nhật phụ thuộc vào cấp độ cần thiết và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn có thể tập trung vào những vai trò cần thiết nên hoàn thành trước, từ đó tăng đạt kết quả tốt hoạt động.
Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn có thể ngăn ngừa việc phung phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không chỉ thế, quản lý thời gian tốt giúp bạn nâng cao năng lực thông minh nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc phân bổ công việc hợp lý.
Luyện khả năng quyết định, giảm gánh nặng
Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến hiện trạng thực hiện công việc với nhiều gánh nặng, gián tiếp nói ra những quyết định sai lầm khi vẫn chưa có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn nói ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy xét, nhận xét vướng mắc.
Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không hề biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể địa điểm cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ hỗ trợ bạn loại bỏ những thói quen không tốt, cùng lúc đó tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vẽ ra với kết quả trước mắt rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Công thức để học quản lý thời gian
Công thức này gồm có 4 bước chính:
- Liệt kê thứ hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng hoạt động và cuộc sống.
- Đo lường, ước lượng thời gian cần để coi như hoàn tất những công việc được đề ra.
- Tạo dựng kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
- Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản trị thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng giúp đỡ để tạo nên quy trình quản lý thời gian đạt kết quả tốt. Việc cần làm là biết sử dụng các công cụ để giúp đỡ cho quá trình quản trị thời gian hiệu quả.
17 bài học quản lý thời gian đạt kết quả tốt
Chăm chú vào những phần quan trọng trong hoạt động
Tránh chú ý quá nhiều vào tiểu tiết trước khi chắc chắn về những điểm cần thiết. Hầu hết chúng ta không thể hoàn thành một công việc nào đấy chỉ vì dành khá nhiều thời gian cho những chi tiết vụn vặt mà bỏ qua những phần chính cần quan tâm.
Biết cách nói “Không”
Hầu hết những thứ được gửi đến bạn (vào hòm thư điện tử chẳng hạn) là yêu cầu của những người khác để phục vụ chương trình thực hiện công việc của họ. Bạn không cần phải chấp thuận với tất cả. Bạn thậm chí không cần phải giải đáp.
Giữ vững quan điểm của chúng ta
Hãy đặt ra những câu hỏi “tại sao” một cách thực tế. Bạn có thể sẽ cần một bối cảnh gặp gỡ thường ngày với cộng sự hay đồng đội để làm được việc này.
Yêu cầu người bắt bạn chịu trách nhiệm
Một số người chấp thuận gánh chịu hậu quả về những gì mình làm. Những người khác thì không. Sự thật đã được chứng minh: Để người khác nhắc bạn về những gì bạn phải làm là chìa khóa chính để bạn có động lực hoàn thành mọi thứ.
Hãy để ý liệu bạn có đang làm bản thân bận rộn hay làm những việc giúp cho bạn đạt được mục tiêu của mình hay không
Khi nhìn lại tất cả những gì bạn làm trong ngày, chúng có phải những việc tốn thời gian tuy nhiên những việc ấy có tác dụng trong công việc của chúng ta hay không? Hãy chú tâm vào hành động của chúng ta chứ không phải sự bận rộn.
Dậy sớm
Bạn có thể cảm thấy mình có một bắt đầu thật tự tin khi dậy sớm. Thời gian sáng sớm rất tĩnh lặng, rất hoàn hảo để bạn gột sạch tâm trí, đặt ra những ưu tiên trong ngày và chăm sóc bản thân trước khi bạn bắt đầu làm việc.
Viết ra những ưu tiên hàng đầu của bạn cho ngày mai
Hãy giữ một con số cố định, như 3 hay 5 điều ưu tiên cần làm. Cách này yêu cầu bạn phải chuẩn bị trước cho tương lai. Bạn có thể cảm thấy thoải mái bởi bạn biết mình cần làm những gì khi tỉnh dậy.
Xử lý những điều nhỏ và lớn trong một ngày
Khi giải quyết xong những nhiệm vụ nhỏ, bạn có thể cảm nhận thấy mình đạt được một điều gì đó. Cảm giác đó sẽ cho bạn động lực để làm những việc phức tạp hay cần nhiều thời gian hơn.
Làm từng việc một lúc
Làm nhiều việc một lúc là một kỹ năng bị thổi phồng. Nghiên cứu bởi các những người có chuyên môn như Clifford Nass của Đại Học Stanford cho thấy con người làm việc kém năng suất nhất khi vừa dùng điện thoại thông minh vừa thực hiện công việc.
Làm xong sớm việc “khó” nếu có thể
Sau đấy, bạn có thể thảnh thơi vừa làm vừa chơi, thậm chí “nước đến chân mới nhảy” theo cách mình muốn.
Tập giải phóng tâm trí của bạn trước khi mà bạn thực hiện công việc.
Hãy viết ra những thứ làm bạn buồn. Những điều làm bạn vui. Những điều làm bạn hạnh phúc. Từ đấy, bạn sẽ biết mình phải tránh những gì và tập trung vào đâu khi làm việc.
Ngủ những giấc ngắn
Một giấc ngủ ngắn khoảng 30 phút sẽ làm mới tinh thần bạn mà không khiến bạn cảm nhận thấy muốn ngủ thêm nữa. Theo một nghiên cứu gần đây, bạn sẽ có rủi ro tử vong sớm nếu như không bố trí những giấc ngủ ngắn như vậy.
Lên kế hoạch xả hơi hay đi nghỉ mát
Và sau đó hãy biến kế hoạch thành điều diễn ra, thay vì phải trả lời những cuộc gọi làm ăn và email công việc.
Giữ những thứ làm bạn phân tâm ngoài tầm mắt
Việc này có nghĩa là để điện thoại của bạn ở chỗ nào đấy ngoài phạm vi bàn thực hiện công việc, cũng giống như đăng xuất khỏi mọi trang kênh mạng xã hội trước khi bắt tay với công việc.
Thực hành “Giờ quyền lực”
Hãy cùng làm điều này với một người bạn. Vào đầu giờ thực hiện công việc, hãy đặt ra những kết quả trước mắt cần có được trong ngày. Sau đó, thực hiện công việc để mang lại được những kết quả ước muốn, rồi mới cầm smartphone lên và khoe những gì mình thực hiện được.
Làm việc theo group
Bằng việc đấy, bạn có thể phân phó các mục tiêu ưu tiên cho bạn bè tin tưởng và tập trung vào những việc chỉ bạn mới thực hiện được.
Giảm việc di chuyển đến tối thiểu
Nếu có khả năng, hãy thực hiện công việc tại nhà. Những việc như lái xe đi làm, xếp đồ đạc mang đi làm hay đặt phòng khách sạn khi đi công tác đều khiến bạn tốn thời gian và công sức.
APP học quản lý thời gian tốt nhất
- Toggl là một phần mềm quản lý thời gian bạn có thể trải nghiệm để track thời gian cho từng hoạt động rõ ràng, thời gian cho đồng nghiệp, người mua hàng, dự án,… Thậm chí, bạn còn có thể lên lịch và add thông cáo nhắc nhở những task quan trọng trong tương lai.
- Workflowlà một phần mềm quản trị thời gian giúp bạn xử lý những vấn đề khó hiểu về thời gian biểu trong một ngày. điểm đặc biệt là ứng dụng này cho phép bạn làm ra một shortcut trên màn hình chính của điện thoại. Chỉ một cú chạm, bạn có thể có được đầy đủ các tất cả thông tin thời gian, nơi, file công việc,… về task mà bạn đang đảm nhận. tất cả trong một!
- Shift là phần mềm quản lý thời gian trên desktop PC giúp bạn quản lý hòm thư điện tử. ứng dụng đặc biệt có ích với những ai đang phải dùng nhiều account mail để trao đổi công việc. Shift có thể sử dụng kết hợp với những app khác như Trello, Calendly hay Airbnb.
- RescueTime là ứng dụng tính toán và phân tích thời gian bạn dành cho các app online.
- Nếu bạn muốn tham khảo những Website nào khiến bạn sao nhãng trong hoạt động, thì RescueTime quả là một app vô cùng hữu ích. Phiên bản cao cấp thậm chí còn chặn không cho bạn truy xuất vào những Website vô bổ, gây lãng phí thời gian. Hiện app quản lý thời gian này đang được mang lại miễn phí trên iOS, Android, Mac OS X, Windows và Linux.
- Timely là một ứng dụng quản trị thời gian mang tính đột phá. Nó không chỉ thông cáo thời gian để bạn làm công việc A hay B, mà còn trực tiếp gợi ý việc phân chia các task sao cho một ngày làm việc của bạn được hiệu quả.
- Trello là phần mềm giúp cho bạn quản lý thời gian một cách linh động và khoa học. Thậm chí, bạn cũng có thể add đồng nghiệp của mình để cùng họ quản lý một project. Thay vì “lạc” trước những bảng tính Excel phức tạp hay một rừng thư điện tử, toàn bộ trở nên trực quan và gọn gàng trên phần mềm Trello.
- MyLifeOrganized không chỉ giúp cho bạn check đầu việc cần làm trong ngày, nó còn tuyệt vời hơn thế. ứng dụng này giúp cho bạn lên ý tưởng cho một ngày chỉ bằng các thao tác dễ dàng như kéo, thả, gắn sao, phân bổ task trong một màn hình độc nhất.
- Focus@will là một ứng dụng vô cùng đặc biệt. phần mềm này dùng âm nhạc và những loại âm thanh đặc trưng để đẩy mạnh năng suất làm việc của bạn.
- Pocket là một ứng dụng giúp cho bạn “ghim” những tin tức nóng hổi trên internet và lưu lại để đọc trong thời gian rảnh. Trong những ngày năng suất nhất, bạn rất dễ bị lôi cuốn bởi những nội dung bài viết “nóng sốt”, từ đấy mà đơn giản đi chệch khỏi guồng quay công việc. Pocket giúp bảo đảm những vấn đề kiểu này sẽ không còn có khả năng tái diễn.
- Todoist là một ứng dụng giúp bạn nắm rõ ràng danh sách những công việc cần thực hiện trong ngày, ưu tiên những task có cấp độ quan trọng và tính khẩn cấp cần thực hiện ngay tức khắc.
- Remember The Milk là một app khác giúp bạn thực hiện những hoạt động cần làm trong ngày. Những công việc không giống nhau có thể được tag thành từng màu riêng biệt, giúp cho bạn đơn giản phân biệt và phân bổ thứ tự thực hiện. ngoài những điều ấy ra phần mềm còn được kết hợp trên Google Drive hoặc Dropbox. Bạn hoàn toàn có thể chia sẻ nội dung hoạt động với đồng nghiệp hoặc đối tác.
- Harvest là một công cụ giúp cho bạn hình dung được việc dùng thời gian của chúng ta và những đồng nghiệp trong một dự án rõ ràng.
Kết luận
Bài viết trên đây đã tổng hợp đầy đủ nhất những bài học quản lý thời gian hiệu quả. ATP Academy hy vọng nó sẽ giúp ích bạn trong quá trình tối ưu hóa thời gian của mình. Chúc bạn thành công!
Tác giả: Võ Ngân
Nguồn từ: vietnamplus.vn, cet.edu.vn, maisonoffice.vn