Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.
Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.
Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho
Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.
Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ
Cụ thể:
Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Dự phòng
Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.
Đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
Lợi ích và chi phí cho quản trị tồn kho
Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như
Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh
Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giảm chi phí đặt hàng
Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.
Đạt được hiệu quả sản xuất
Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại
Chi phí nguyên liệu
Bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.
Chi phí thực hiện
Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội.
Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì.
Các hoạt động chính trong quản trị tồn kho
Quản trị hiện vật hàng tồn kho
Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển.
Hàng tồn kho được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Quản trị kế toán của tồn kho
Kế toán kho áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và file excel quản lý hàng tồn kho để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.
Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phục.
Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:
- Mục tiêu an toàn: Cần có lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn
- Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến mức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn đọng trong hàng tồn kho.
Tổng kết
Hi vọng qua bài viết trên, các bạn sẽ có cái nhìn rộng hơn và hiểu rõ hơn được về quản trị tồn kho là gì nhé! Cùng đón đọc các bài viết tiếp theo của ATP Academy để thu được những thông tin hữu ích.
Tư vấn về các khóa học Content, SEO, Digital Marketing… liên hệ:
SĐT/Zalo: 039.8466.445 (Miss Dung)
Facebook: Thanh Dung
