Hiện nay, tạo email theo tên miền là một thứ cần thiết khi bạn có website và đang kinh doanh trên đó. Đồng thời Email bạn giao dịch với khách hàng có đuôi tên miền website của bạn cũng làm tăng tính tin cậy, tính chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Blog ATP Academy sẽ hướng dẫn cho bạn 5 cách tạo email theo tên miền riêng của bạn. Hãy tham khảo bài viết này nhé !
Email theo tên miền cho doanh nghiệp là gì?
Email công ty là email có đuôi là tên miền riêng của doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp Mona Media có địa chỉ email liên hệ là [email protected], trong số đó mona.media là tên miền riêng của doanh nghiệp. Tên miền riêng thường là tên công ty của bạn kèm với đuôi tên miền bất kỳ. Chẳng hạn như: tencongty.com, tencongty.net, tencongty.info… Để sở hữu 1 email công ty đầu tiên bạn cần mua tên miền và đăng ký sở hữu nó.
Lợi ích khi tạo Email theo tên miền
Email theo tên miền đem đến giải pháp email toàn diện cho công ty có thể nói đến các lợi ích sau đây của việc dùng email doanh nghiệp:
- Thể hiện tính chuyên nghiệp: Sở hữu email doanh nghiệp sẽ gây ấn tượng với khách hàng hoặc các đối tác trong bán hàng. Một địa chỉ liên hệ có tên miền riêng kèm theo cũng sẽ để lại dấu ấn trong lòng khách hàng và chắc chắn cho chúng ta thấy doanh nghiệp bạn tỉ mỉ, có đầu tư hơn hẳn sử dụng dịch vụ mail không mất phí như Gmail, Yahoo, Outlook,.v.v…
- Truyền bá thương hiệu: Sử dụng email công ty, khách hàng sẽ biết được ngay được nhãn hiệu của bạn khi nhìn vào địa chỉ mail.
- Quản lý công việc hiệu quả: Tạo nhiều mail doanh nghiệp theo đặc thù công việc sẽ giúp chủ công ty quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ: Bạn sẽ tạo hotro@… Cho mục tiêu nhận email góp ý của khách hàng, kinhdoanh@… Để giải quyết các vấn đề về bán hàng, .v.v…
- Quản lý nhân viên: Cài đặt email công ty, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra thông tin hộp thư của cấp dưới. Cụ thể là cấp trên có thể kiểm soát email công việc của nhân viên cấp dưới. Việc tạo mail công ty cho nhân viên cũng giúp trao đổi công việc tiện lợi hơn.
- Tránh bị làm giả email: Kẻ gian có thể dùng tên doanh nghiệp bạn để tạo email miễn phí trên Gmail, Outlook,.v.v… Nhằm lừa đảo làm liên quan danh tiếng và uy tín công ty. Sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ ngăn chặn được chuyện này. Không ai có thể tạo mail trên tên miền của bạn.
Cách tạo Email tên miền riêng với Gmail
Sau đây là các bước để tạo email theo tên miền miễn phí trên google với Gmail
Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền.
Bạn vào đường link https://gsuite.google.com/ và nhấn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.
Bước 2:Ở dòng tên doanh nghiệp, bạn nhập tên công ty của bạn, click chọn số lượng nhân viên mà công ty bạn đang có, sau đó chọn Quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để sang trang kế tiếp
Bước 3: Ở bước này nhập thông tin cá nhân của bạn gồm có họ, tên và email, số điện thoại của tổ chức bạn.
Bước 4: Tại đây, có câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa”. Trong trường hợp bạn muốn dùng tên miền có sẵn của bạn thì click vào ô “Tôi có một tên miền”. Ngược lại, nếu như bạn không có miền hoặc không muốn sử dụng tên miền đã có sẵn thì bạn chọn “Tôi muốn mua một miền”. Hoặc nhấn “Tôi muốn miền .page miễn phí”. Phần này tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Tiếp theo, bạn click “Tiếp theo” để điền thông tin cá nhân.
Bước 5: Hoàn thành nội dung cá nhân như tên, mật khẩu,… sau đó chọn vào ô “Đồng ý và đăng ký”
Bước 6: Khi bạn đã hoàn thiện thông tin cá nhân bạn click “Tiếp tục” để bắt đầu các thao tác thêm người khác vào tài khoản google apps.
Bước 7: Trang này hiện lên dòng chữ “Xác minh tên miền của bạn và thiết lập email” và đợi thời gian ngắn thì bạn đã có được tài khoản email tên miền riêng google.
Cách tạo Email tên miền riêng trên Outlook
Ngoài google, bạn sẽ sử dụng Microsoft Outlook để tạo email theo tên miền riêng miễn phí.
Sau đây chính là các bước tạo tài khoản Outlook dễ dàng.
Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/ click “Get new email address”.
Ở mục thư mới tức là new email có 2 phương án cho bạn là Hotmail và Outlook, tất nhiên chọn Outlook
Sau đó bạn nhập tên email muốn hiển thị, rồi điền password. Lưu ý, độ dài password cần trên 8 ký tự gồm đầy đủ số, chữ ký đặc biệt và chữ cái.
Bước 2: Hoàn thành thông tin ở trang 2 là tên (first name) và họ (last name). Chọn Next để sang bước kế tiếp
Bước 3: Hoàn thiện thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia. Sau rồi nhấn Next
Bước 4: Đã hoàn thành xong nội dung cơ bản trên thì bạn đã tạo xong tài khoản Outlook. Ở bước này, bạn phải cần cài đặt hộp thư dựa vào những tính năng mà Outlook có sẵn như:
- Signature: Đây là chữ ký được xảy ra mỗi khi email được gửi đi.
- Theme: Màn hình nền của tài khoản
- Time zone: Khung giờ bạn muốn dùng
Bước 5: Giao diện hòm thư hiện lên. Lúc này, người dùng đã có thể thực hiện nhận ,gửi và lưu giữ những thông tin cơ bản tiện lợi.
Cách tạo Email trả phí
Tạo Email theo tên miền trên Zoho
Sau đây chính là các bước để đăng ký email theo tên miền riêng trên Zoho
Bước 1: Truy cập website: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html và click vào khung Sign Up vào bảng free như hình dưới đây:
Sau đó điền địa chỉ domain cần dùng email.
Bước 2: Nhập một vài thông tin cá nhân cần thiết
- ID đăng nhập: tên
- Password: mật khẩu
Sau đó nhấn “Sign Up”.
Bước 3: Trên trang lúc này hiện lên một bảng thông tin xác nhận đăng ký và yêu cầu xác nhận domain bằng cách nhấn link “Proceed to verify domain ownership” như hình dưới đây:
Bước 4: Ở đây bạn cần sửa đổi record DNS trong domain theo yêu cầu.
Bước 5: Bước này bạn có thể chọn phương thức upload File lên host, thêm thẻ HTML vào website hoặc điền thêm một record CNAME với giá trị riêng họ cung cấp cho. Nhưng cách dưới đây, sẽ chỉ dẫn bạn cách xác thực bằng thay đổi DNS.
Và sửa DNS như hình dưới đây:
Sau đó bạn cần đợi một khoảng thời gian và quay lại trang xác thực Zoho email và kết thúc bằng cách chọn Verify.
Sở hữu Email theo tên miền miễn phí với Yandex
Tương tự Zoho, bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên nền tảng Yandex. Yandex là một trong những Search Engine phổ biến nhất thế giới và chủ yếu được người Nga tin dùng. Ở Nga, người ta dùng Yandex nhiều hơn cả Google.
Dịch vụ mail for Domain (nay là một phần của Yandex.Connect) hoạt động giống như là G Suite của Google. Tuy vậy, bạn có thể dùng không mất phí không giới hạn tên miền, tối đa 1000 hộp thư và không giới hạn lưu trữ email.
Nếu như cần nhiều nhu cầu hơn, bạn sẽ coi bảng giá của Yandex.Connect để biết thêm các lựa chọn thích hợp cho doanh nghiệp của mình.
Sở hữu Email công ty sử dụng máy chủ riêng
Từ những ngày đầu của email, nếu như bạn muốn có email, bạn phải tự duy trì một máy chủ mail (email server). Đến ngày nay, vẫn còn rất nhiều công cụ giúp cho bạn trữ email trên máy chủ riêng của bạn. Những công cụ được nhiều người biết đến là: macOS Server – một tiện ích trị giá $19.99 cho macOS, gồm có email, lịch, danh bạ hỗ trợ đồng bộ với nhiều ứng dụng khác; hay công cụ mã nguồn mở như Roundcube, phiên bản tự host của Zimbra cung cấp tính năng duyệt email trên nền web cơ bản; hoặc Mail-in-a-Box giúp cho bạn sử dụng email chỉ với vài cú nhấp chuột khi sử dụng trên dịch vụ Digital Ocean; .v.v…
Bằng cách này, chắc hẳn bạn có thể có kinh nghiệm gửi và nhận email đúng ý nhất, có khả năng bảo mật vừa lòng nhất với công nghệ bảo mật bạn tự chọn cho server của mình. Tuy vậy, điều này thực sự tốn kém và không đơn giản gì. Như kĩ sư ứng dụng Mitchell Anicas đã chia sẻ: “Thiết lập và duy trì một máy chủ mail riêng thì phức tạp và tốn nhiều thời gian, trong khi có nhiều thay thế phải chăng hơn – cái mà mọi người nhận được nhiều giá trị hơn, nhất là về mặt thời gian, bằng việc sử dụng các dịch vụ email trả phí”.
Sở hữu Email công ty với Exchange Online của Microsoft
Exchange Online là dịch vụ khác của Microsoft, tách email công ty ra khỏi Office 365 (gói thấp nhất) hoặc hoạt động như một phần của Office 365 (gói cao nhất). Với gói thấp nhất, mức giá là $4/tháng cho một người sử dụng, tuy bạn sẽ không sử dụng bộ Office lẫn hệ thống lưu trữ OneDrive tuy nhiên được 50 GB dung lượng lưu trữ email và có thể gửi thư có kích cỡ tối đa 150 MB/người.
Đây là một dịch vụ tiết kiệm khác nếu như bạn không cần những chức năng dư thừa khác cho công ty của bạn. Email công ty vẫn được hưởng những công nghệ bảo mật tiên tiến, chống thư rác và phần mềm xấu cũng giống như công cụ cộng tác đủ sử dụng như: lịch chung, nhóm, danh sách địa chỉ thế giới, liên lạc bên ngoài, tác vụ, phòng hội thảo và chức năng ủy nhiệm. Bạn có thể nghiên cứu tại trang so sánh giá của Exchange Online.
Sở hữu Email công ty từ dịch vụ cung cấp email hỗ trợ tên miền riêng
Gmail, Yahoo, Outlook là những dịch vụ email không mất phí phổ biến. Những dịch vụ này được nhiều người dùng là bởi danh tiếng, tuổi đời, khả năng bảo mật cũng giống như dung lượng lưu giữ cao. Nhưng, việc này không có nghĩa là trên thế giới chỉ có bấy nhiêu đấy dịch vụ mail. Vẫn còn có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ email miễn phí, lẫn có phí, thậm chí hỗ trợ tạo email theo tên miền riêng cho người dùng cá nhân và công ty. Một vài dịch vụ có thể nói đến là ProtonMail, FastMail và Tutanota.
Bài đăng chỉ nhắc đến 3 dịch vụ này vì chúng có tiếng là bảo mật, rất thích hợp để sử dụng trong doanh nghiệp.
Với ProtonMail, để sử dụng cho công ty, bạn phải cần trả $8/tháng (trả theo tháng) hoặc $6.25/tháng (trả theo năm) cho gói thấp nhất với các tính năng nổi bật: tối đa 50 người dùng, 5 GB/người sử dụng, 5 địa chỉ mail/người sử dụng, không giới hạn email gửi đi mỗi ngày. Bạn có thể tham khảo mức giá của ProtonMail để đưa ra lựa chọn.
Còn với Tutanota, bạn cần trả 1€ – tương đương $1.23/tháng (trả theo năm) – hoặc 1,20€/tháng (trả theo tháng) để sở hữu gói Premium. Với gói này, bạn sẽ có 1GB lưu giữ email (có thể mở rộng bằng cách trả 2€/tháng cho 10GB cộng thêm nếu trả theo năm). Bạn cũng có thể có thêm 5 bí danh email (cũng có thể mở rộng). Để biết thêm chi tiết, bạn cần truy cập đến bảng giá của Tutanota.
Cuối cùng, là FastMail. Trong 3 cái tên thì đây có lẽ là một phương án email công ty được biết tới nhiều nhất. FastMail từ lâu đã được xem là hệ thống lưu trữ mail đáng tin cậy cho doanh nghiệp tích hợp với lưu giữ tập tin, danh bạ và lịch làm việc. Bạn sẽ sử dụng thử 30 ngày rồi quyết định đóng phí $5/tháng cho gói Standard hỗ trợ tạo email theo tên miền riêng. Lúc đó, bạn có thể có 25 GB lưu trữ, hỗ trợ lịch, danh bạ cùng bộ máy bảo mật đáng tin cậy của FastMail. Bạn đọc lưu ý có thể xem bảng giá của FastMail để tìm hiểu chi tiết.
Nếu như doanh nghiệp bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật, hãy lựa chọn 1 trong 3 dịch vụ này. Trong số đó, ProtonMail và Tutanota là 2 dịch vụ email mã nguồn mở hàng đầu trong việc tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Nếu phải chọn 1 trong 3, thì bạn nên:
- Chọn FastMail nếu cần nhiều dung lượng và các tiện ích mở rộng như lịch, danh bạ.
- Chọn Tutanota nếu muốn giá tốt và mở rộng dung lượng khi cần.
- Chọn ProtonMail cho dung lượng vừa phải cùng công nghệ bảo mật được nhận xét cao nhất vào thời điểm hiện tại.
Trong đó, bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn dựa trên máy chủ của 3 nhà cung cấp này: FastMail là ở Mỹ, Tutanota ở Đức và ProtonMail ở Thụy Sỹ.
Có nên tạo Email doanh nghiệp miễn phí hay không?
Lời giải thích là nên khi quy mô công ty của bạn còn nhỏ và khoản chi đầu tư thấp. Việc dùng email theo tên miền riêng miễn phí, cụ thể là với Yandex hoặc Zoho, sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền trong khi vẫn đảm bảo có được những tính năng trọng yếu khác như lịch làm việc, danh bạ, lưu trữ tài liệu,.v.v… Khi công ty lớn mạnh, bạn vẫn có thể nâng cấp lên bản trả phí của 2 dịch vụ kể trên để được phép dùng thêm nhiều dung lượng cũng giống như nhiều chức năng có ích khác.
Bạn chỉ không được tạo email công ty không mất phí trong hosting dùng cPanel. Trên internet hiện cũng đã có bài hướng dẫn phương thức này, nhưng cách này là hoàn toàn không khuyến khích dùng cho doanh nghiệp. Bởi vì thư gửi đi từ email tạo bằng việc này rất dễ bị đưa vào thư mục spam của người nhận. Việc này là điểm bất lợi cho các công ty khi người nhận hay quên mất hoặc xóa hết tất cả mọi thứ gắn mác spam. Trong đó, dung lượng lưu trữ cũng rất ít, năng lực chống thư rác không tốt, và nhiều người công nhận là thường không gửi hoặc nhận được email.
Trở lại với vấn đề có nên tạo email doanh nghiệp không mất phí không, năng lực tương thích, độ bảo mật, sự dễ hiểu, tính năng mở rộng và ngôn ngữ hỗ trợ cũng là những điều bạn nên xem xét để quyết định.
Các dịch vụ mail doanh nghiệp của các công ty Việt Nam, hay G Suite của Google, Office 365 của Microsoft đều hỗ trợ tiếng Việt. Sử dụng giao diện quản lý mail của Google (như Gmail) hay Microsoft (như Oultook) cũng dám chắc là tiện lợi hơn vì gần như ai cũng đã hoặc đang sử dụng những dịch vụ này. ProtonMail hay Tutanota sẽ cho bạn bộ máy bảo mật tin cậy, cho dù có phần mềm cho Android và iOS nhưng chỉ có thể truy cập nền website trên máy tính, không hỗ trợ IMAP/POP3. FastMail cũng có thể là chọn lựa hấp dẫn khi chỉ phải 3 tính năng lịch, email, danh bạ cơ bản. Tự duy trì máy chủ mail cũng là một lựa chọn, nếu như bạn có đủ nhân lực, thời gian cũng như tiền bạc cho điều này.
Tóm lại, nên dùng email doanh nghiệp không mất phí không nghĩa là bạn phải sử dụng email công ty không mất phí. Bạn cần coi xét các chọn lựa, tìm ra những tính năng đáp ứng tốt mong muốn để có quyền quyết định phù hợp nhất.
Lời kết
Đọc bài viết đến đây, chắc hẳn các bạn đã biết hết 5 cách tạo email theo tên miền riêng, hãy tạo cho mình một email và sử dụng chúng vào các mục đích kinh doanh, quảng bá sản phầm, dịch vụ của bạn để khai phá thêm sức mạnh của việc Email Marketing. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công nhé !
Ngoài ra, ATP Academy dành tặng bộ tài liệu sở hữu Email theo tên miền riêng không trả phí, nếu ai cần hãy để lại SĐT hoặc email mình gửi ngay cho nhé!!
HOTLINE: 0797.777.557
Zalo: 0797.777.557
Fanpage: https://www.facebook.com/ATPAcademy.vn