Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel
– File quản lý nhân sự với rất nhiều form mẫu biểu, theo ad đánh giá khá là đầy đủ với những ai muốn quản lý nhân sự bằng excel
– File excel nhân sự này đã được làm từ khá lâu, do đó không tránh khỏi những hạn chế về mẫu biểu. Tuy nhiên, rất đáng để học hỏi và bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa theo ý muốn để phần mềm phục vụ tốt nhất cho mục đích của bạn.
– Ưu điểm là đầy đủ nhưng cũng chính ưu điểm này lại là nhược điểm đối với nhiều người: Khi mà có quá nhiều dữ liệu để nghiên cứu và không ít người gặp khó khăn trong việc hiểu và kiểm soát phần mềm. Dẫn tới việc có thể làm sai, trình bày không đúng với mong muốn của dữ liệu quản lý nhân sự bằng excel
– File chưa được nhẹ cho lắm, cũng khó tránh khỏi vì số lượng dữ liệu khá lớn. Nếu bạn có ít nhân viên thì có thể bỏ bớt đi, khi đó file sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
– Thật tiếc vì file này tác giả vẫn chưa hoàn thiện 100%.
Các thành phần của phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel
Bên cạnh các thông tin cơ bản xuất hiện trong danh sách nhân sự, file Excel quản lý hồ sơ cá nhân của nhân sự sẽ theo dõi chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, đặc biệt là các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
Trong file quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm những thông tin sau:
- Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
- Họ và tên
- Bộ phận
- Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…
- Vị trí công việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả level hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1
- Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
- Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Các thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn cao nhất (hạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường, chuyên ngành
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CMTND hoặc CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ.
- Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH.
- Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. Nên giới hạn số lượng và chỉ lựa chọn hiển thị 1-5 kinh nghiệm làm việc quan trọng nhất của nhân sự.
06 nhược điểm của phần mềm Excel quản lý nhân sự
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý.
Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.
- Không đảm bảo bảo mật
Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,…
Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.
Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.
- Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “giải mã” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là bắt đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
- Khả năng tích hợp kém
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó.
Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch biểu hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.
- Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con người thì là thiếu sót của công cụ.
Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
- Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.
Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.
Gợi ý mẫu phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel chuẩn
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu và gửi đến bạn 2 phần mềm quản lý nhân sự bằng excel mới nhất năm 2019 (tải chi tiết 2 mẫu ở phần cuối bài viết). Do file có đuôi dạng XLSX, nên các bạn sử dụng Excel từ phiên bản Excel 2007 trở lên nhé.
File sử dụng font VNI nên nếu máy tính của bạn không đọc được font này thì bạn cần tải font VNI để cài font sẽ đọc được dữ liệu trên file Excel.
Mẫu 1: Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel chuẩn, mới Nhất
File mẫu này được thiết kế sẵn có nhiều sheet rất tiện cho người làm công tác quản lý nhân sự sử dụng. Có sheet nhập nội dung vào là danh sách cán bộ – nhân viên, sheet tổng hợp nguồn nhân lực, sheet dữ liệu kỷ luật, sheet dữ liệu khen thưởng nhân viên, sheet điều chỉnh lương…
Sheet chứa dữ liệu cán bộ, công nhân viên toàn công ty
Sheet chứa dữ liệu tổng hợp nguồn nhân lực
Sheet chứa dữ liệu kỷ luật
Sheet chứa dữ liệu khen thưởng
Sheet chứa dữ liệu điều chỉnh lương
Ngoài ra, còn nhiều sheet khác vời đầy đủ các nội dung cần thiết để hỗ trợ, giúp các bạn làm tốt công tác quản lý nhân sự. Chi tiết các bạn download file đầy đủ nội dung ở phần cuối bài rồi mở ra và sử dụng nhé.
Mẫu 2: Mẫu Quản Lý Nhân Sự Và Các Mẫu Hợp Đồng Chuẩn
Sheet chứa dữ liệu cán bộ nhân viên
Sheet chứa hợp đồng mùa vụ, hợp đồng 1 năm, hợp đồng vô thời hạn…
Sheet bản cam kết hợp đồng
Sheet Quyết định tăng lương
Tạm kết
Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel là một trong những bài toán cốt lõi nhất của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Điều quan trọng bạn cần nắm rõ đó là những cách sử dụng hàm và xử lý những con số phức tạp đó như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn. Chúc các bạn thự hiện thành công nha.
Ngoài ra, chúng tôi dành tặng bộ tài liệu Tổng hợp kiến thức Marketing nếu bạn cần hãy để lại SĐT hoặc Email mình gửi ngay cho nhé!!
SĐT/Zalo: 0398466445 (Miss Dung)
Facebook: Thanh Dung
Bài viết tham khảo:
- Tổng hợ̣p 15+ thủ thuật tạo mẫu Excel thu chi cá nhân, công ty
- Hướng dẫn tạo file xuất nhập tồn bằng Excel vô cùng đơn giản 2020
- Hướng dẫn các bước quản lý kho vật tư bằng Excel mới nhất 2020
- Tất tần tật thủ thuật Excel mới nhất cho dân văn phòng 2021
Hẹn gặp lại các bạn trong bài viết tới nha.